Журнал учета путевых листов обязательно ли вести

Журнал учета путевых листов обязательно ли вести

Журнал учета путевых листов обязательно ли вести

Журнал путевых листов является первичным документом, и срок его хранения составляет не менее 5 лет. Пример журнала Перейдем к документам и примерам. Для начала вы можете скачать форму журнала движения путевых листов № 8.

Алгоритм заполнения журнала прост и сводится к следующему: в журнал учета выдачи путевых листов вносится информация обо всех выданных организацией путевых листах. Каких-либо исключений в данном случае не предусмотрено.

Журнал имеет сквозную нумерацию и ведется в хронологическом порядке. После того как журнал полностью заполнен, он прошивается, скрепляется печатью и подписью руководителя.

Ведение в электронном виде В законодательстве нет никаких запретов на ведение журнала учета движения путевых листов в электронном виде. Вы можете вести журнал электронном в любом удобном виде: в Excel, 1С, облачной программе и т.п.

Законом от 06.12.2011 г. №402-ФЗ в ст. 9. Алгоритм действий:

  • перечеркнуть одной линией неверную информацию;
  • рядом с исправлением делается запись «Исправлено»;
  • указывается надпись с правильными данными;
  • обязательно проставляется дата корректировочных действий;
  • каждый случай внесения исправлений должен подтверждаться собственноручной подписью ответственного должностного лица.

Самостоятельно разработанная форма Если предприятие использует самостоятельно разработанные шаблоны документов по учету ГСМ, эти формы должны быть отражены в двух локальных актах организации:

  • учетной политике;
  • приказе об утверждении первичного бланка.

В приказ об утверждении образца путевого листа или журнала учета путевок надо внести информацию об организации, номере документа и дате его составления.

Как осуществляется учет путевых листов

Журнал учета путевых листов, образец заполнения Форма журнала утверждена постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 года № 78, но она действует до сих пор и содержит обязательные реквизиты, необходимые для бухгалтерского и налогового контроля, а также для дальнейшего расчета заработной платы водителям. К обязательной информации относится:

  • сведения о номере и дате выдачи путевого листа;
  • данные о водителе, его табельном номере;
  • гаражный номер транспортного средства (обычно он присваивается в государственных учреждениях, а частные компании этого не делают, поэтому допускается не заполнять соответствующую колонку).

Записи в форме подтверждают сразу три работника:

  • сам водитель;
  • тот, кто занес сведения, (например, диспетчер);
  • а также бухгалтер, получивший документ.

Назначение и заполнение журнала учета путевых листов по форме 8

Внимание

Для этого в путевом листе делается пометка о принадлежности конкретного автомобиля работнику. Форма журнала №8 унифицирована, из нее нельзя удалять строки или блоки. Предприятиям разрешено расширять перечень указываемых в документе показателей.

Важно

Оптимизировать систему контроля движения путевых листов можно путем внедрения электронного учета бланков.

Автоматизация процедуры позволяет сократить временные затраты работников на работу с документами и минимизирует риски появления утечек информации.

Обеспечить работоспособность электронного документооборота в сегменте учета транспорта можно при помощи специализированных программ или услуг аутсорсинга.

КСТАТИ, правильностью и полнотой заполнения путевых листов и организацией контроля их движения могут заинтересоваться органы налоговой инспекции, представители трудовой инспекции и сотрудники ГИБДД.

Заполняем журнал учета путевых листов

  • номерные знаки транспортного средства;
  • подпись водителя, получившего заполненный бланк путевого листа.

Если произошел возврат путевки, то в журнале делается соответствующая запись. Обязательно указывается дата возврата, подтверждаемая подписью ответственного диспетчерского работника. В форме 8 должны присутствовать подписи таких должностных лиц:

  • водителя, который подтверждает факт получения путевого листа;
  • диспетчера или иного уполномоченного сотрудника, который получает в конце смены от водителей путевки;
  • бухгалтера, который своей подписью должен засвидетельствовать правильность заполнения документа и факт принятия его к учету.

Форма 8 или собственный шаблон журнала могут быть распечатаны и прошиты сотрудниками предприятия или заказаны в типографии.

Журнал учета путевых листов: форма 8

Для ситуаций с командированными лицами главное требование контролирующих органов к оформлению путевого листа – возможность учесть рабочее время и объективно отразить расходы на топливо.

ЗАПОМНИТЕ! В путевые листы обязательно вписываются показания спидометра до выезда в начале смены и после окончания работы. Значения на конец дня и на утро следующих суток должны совпадать.

Источник: http://f-52.ru/zhurnal-ucheta-putevyh-listov-obyazatelno-li-vesti/

Эксперт: Журнал учета путевых листов обязательно ли вести | Дом права

Журнал учета путевых листов обязательно ли вести

Организация может разработать собственную форму или дополнить необходимой информацией унифицированную, при условии что все пункты унифицированной формы в обязательном порядке будут сохранены.

Образец формы Чтобы контролировать, кто из водителей и на какой машине уезжал, необходимо завести журнал учета выдачи путевых листов, образец которого можно скачать бесплатно на этой странице.

Среди обязанностей большинства кадровых специалистов — не только забота о персонале и корректное ведение кадровой документации, но и сдача отчетности. Регулярно возникают вопросы, какие конкретно отчеты нужно делать специалисту отдела кадров. Чтобы ни один отчет не упустить, предлагаем воспользоваться разработанным нами календарем.

Он подскажет, какие отчеты сдает кадровик и куда, а также поможет правильно их заполнить. Скачайте календарь кадровика себе на рабочий стол.

Электронная подпись за 1 час для:

Приказом Минтранса установлен диапазон от одного дня до одного месяца. При посменной работе на одном автомобиле нескольких водителей разрешено составлять несколько путевок (по количеству водителей) для этого транспортного средства.

Подробности и обновленный бланк см. здесь.

Общие сведения о журнале учета движения путевых листов Для контроля движения выданных путевых листов должен вестись журнал учета движения путевых листов по форме 8, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78.

На законодательном уровне каждая организация, использующая транспортные средства для ведения бизнеса или производства, обязана вести журнал учета путевых листов. Заполнять их необходимо по стандарту в соответствии с формой № 8.

Добавим, что во избежание споров с налоговиками безопаснее написать маршрут — указать конкретный пункт назначения и место отправки.

В приказ об утверждении образца путевого листа или журнала учета путевок надо внести информацию об организации, номере документа и дате его составления.

Этому же принципу следовали в свое время кадровики: старшее поколение помнит многостраничные анкеты с вопросами наподобие «Был ли дедушка на оккупированной территории?».

Сейчас излишнее любопытство может обойтись работодателю очень дорого.

Что касается организаций, не относящихся к автотранспортным, для них срок выдачи путевого листа составляет от 1 дня до месяца.

Журнал учета путевых листов

Расскажите обо всех нюансах. Нужно ли на водителя, который в штате, оформлять командировку? Какие документы необходимо заполнять? Нужно ли вести журнал учета командировок и т.д.? Как отразить в налоговом и бухгалтерском учете? Вопрос по Учету ГСМ. Правила оформления путевых листов для легковых автомобилей. В штате отсутствует механик. Кто может подписывать путевой лист за механика?

Однако с 1 января года в связи с вступлением в силу ФЗ О бухгалтерском учете от 06.12. № 402-ФЗ форма перестала быть обязательной.

Служебные поездки сотрудников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются (ч. 1 ст. 166 ТК РФ). Указание на такой характер работы должно быть в трудовом договоре.

Инспекторы могут запросить бумаги о том, что компания нормирует затраты. Руководитель компании своим приказом должен утвердить отдельно летние и зимние нормы расхода топлива.

Для этого проводят контрольные заезды автомобилей (в заданных условиях). Их результат оформляют актом контрольного заезда в произвольной форме.

Также отдельным приказом назначают комиссию которая будет постоянно проводить контрольные замеры расхода топлива на транспорте.

Подскажите. журнал регистрации путевых листов нужно вести

Источник: http://leadinlife.ru/strakhovoe-pravo/8169-yekspert-zhurnal-ucheta-putevykh-listov-obyazatelno-li-vesti.html

Журнал учета путевых листов

Журнал учета путевых листов обязательно ли вести

Все организации, имеющие на балансе транспортные средства, должны вести журнал путевых листов. Для этого имеется унифицированная форма. Чтобы не допускать ошибок, прочитайте о правилах заполнения.

С какой целью ведется журнал выдачи путевых листов

Если вы являетесь собственником транспортной компании, или же у организации имеется в эксплуатации транспорт, то закон требует обязательного ведения журнала (форма № 8). Перевозка людей или грузов без такого документа запрещена, собственник может быть оштрафован в соответствии с КоАП РФ.

Требования об обязательности ведения этого документа содержатся:

Сама же унифицированная форма утверждена Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте”. С тех пор бланк не менялся.

Постановление № 78 вводит в действие не только форму №8, но и другие бланки. К примеру, образцы путевок для разных категорий водителей, от легкового автомобиля, до грузового, спецтехники и пассажирского транспорта. Правила заполнения этих бланков менялись неоднократно.

Поскольку путевой лист относится к документу строгой отчетности, то его регистрация обязательна. Для этих целей и необходима форма №8.

Однако с января 2013 года применение унифицированного бланка стало для компаний не обязательным.

Сейчас каждая организация вольна разработать собственный документ в соответствии со спецификой деятельности и с соблюдением требований законодательства к обязательным реквизитам.

  • Про механика-формалиста и водителя-идеалист

Большинство компаний, тем не менее, до сих пор используют привычный бланк, лишь слегка его обновив и сделав более удобным. Утверждается он в учетной политике предприятия. Как правило, на каждый новый год заводится новый журнал регистрации. Крупные транспортные компании принимают период замены равный одному месяцу. Все зависит от объемов перевозок.

Требования и правила ведения журнала путевых листов в 2019 году

Основные требования к журналу движения путевых листов содержатся в Приказе Минтранса России от 18.09.2008 № 152. Форма № 8 позволяет оперативно контролировать объем списанного топлива, проводить учет загруженности транспорта различной категории, а также проводить контроль сдачи путевок и их правильного заполнения.

Журнал путевых листов сшивается в виде книги или приобретаются уже готовые, напечатанные в типографии. Сам бланк представляет собой таблицу, состоящую из 9 колонок. Разработка своего документа позволит располагать колонки в произвольном порядке, добавлять их или убирать. Типовая же форма (ОКУД 0345008) содержит следующие графы:

  • номер по порядку;
  • дата выдачи путевки;
  • ФИО водителя;
  • его табельный номер;
  • гаражный номер транспортного средства;
  • подпись водителя о получении путевки;
  • подпись диспетчера о приеме его от водителя;
  • подпись бухгалтера о получении путевки;
  • примечания.

Часто компании, особенно небольшие, не используют гаражные номера, оперируя государственным номером машины. Это допустимо, но тогда стоит внести корректировку в стандартный бланк, заменив графу 5 на “Государственный номер регистрации автомобиля”.

  • Программу обучения по охране труда для водителя

Образец заполнения журнала учета движения путевых листов

При заполнении документа следует руководствоваться правилами, предусмотренными Приказом № 152. Форма не содержит расчетных сведений и достаточно проста в использовании.

Удобнее всего производить записи вручную, но допускается и ведение журнала регистрации путевых листов автотранспортных средств в электронном виде.

При этом необходимо ежедневно распечатывать реестр и подписывать его у уполномоченных лиц.

Скачать образец >>>

Как и большинство регистрационных книг, журнал имеет сквозную нумерацию страниц. Он должен быть сшит по всем правилам, заверен подписью руководителя и печатью.

Титульная страница должна содержать следующую информацию:

  • наименование компании;
  • наименование подразделения (при ведении для отдельных подразделений);
  • ОКПО организации;
  • период действия;
  • ответственный за заполнение документа.

Ответственность за заполнение возлагается приказом или должностной инструкцией.

Можно ли вести журнал учета путевых листов в электронном виде

Как мы уже писали ранее, книгу учета можно вести как вручную, так и в электронном виде. Поскольку в таблице содержатся колонки, предполагающие подпись ответственных сотрудников (6-8), то полноценной электронной формы отчетности не получится. В любом случае необходимо регулярно распечатывать таблицу, собирать необходимые подписи и подшивать.

К тому же журнал относится к первичной учетной бухгалтерской документации, поэтому при любой налоговой проверке будет в числе запрошенных документов.

Если вы все же решили вести этот документ в электронной форме, советуем готовить реестр путевок на день и распечатывать.

Тогда в течение дня вы сможете сразу при выдаче листов собирать подписи водителей и не нарушать требования законодательства.

►Узнайте, какой штраф придется заплатить за отсутствие у водителя путевого листа>>>

Источник: https://www.trudohrana.ru/article/103884-19-m6-jurnal-ucheta-dvijeniya-putevyh-listov

Вопрос по праву
Добавить комментарий