Журнал учета путевых листов обязательно ли вести

Журнал учета путевых листов обязательно ли вести

Журнал путевых листов является первичным документом, и срок его хранения составляет не менее 5 лет. Пример журнала Перейдем к документам и примерам. Для начала вы можете скачать форму журнала движения путевых листов № 8.

Алгоритм заполнения журнала прост и сводится к следующему: в журнал учета выдачи путевых листов вносится информация обо всех выданных организацией путевых листах. Каких-либо исключений в данном случае не предусмотрено.

Журнал имеет сквозную нумерацию и ведется в хронологическом порядке. После того как журнал полностью заполнен, он прошивается, скрепляется печатью и подписью руководителя.

Ведение в электронном виде В законодательстве нет никаких запретов на ведение журнала учета движения путевых листов в электронном виде. Вы можете вести журнал электронном в любом удобном виде: в Excel, 1С, облачной программе и т.п.

Законом от 06.12.2011 г. №402-ФЗ в ст. 9. Алгоритм действий:

• перечеркнуть одной линией неверную информацию;
• рядом с исправлением делается запись «Исправлено»;
• указывается надпись с правильными данными;
• обязательно проставляется дата корректировочных действий;
• каждый случай внесения исправлений должен подтверждаться собственноручной подписью ответственного должностного лица.

Самостоятельно разработанная форма Если предприятие использует самостоятельно разработанные шаблоны документов по учету ГСМ, эти формы должны быть отражены в двух локальных актах организации:

• учетной политике;
• приказе об утверждении первичного бланка.

В приказ об утверждении образца путевого листа или журнала учета путевок надо внести информацию об организации, номере документа и дате его составления.

Как осуществляется учет путевых листов

Журнал учета путевых листов, образец заполнения Форма журнала утверждена постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 года № 78, но она действует до сих пор и содержит обязательные реквизиты, необходимые для бухгалтерского и налогового контроля, а также для дальнейшего расчета заработной платы водителям. К обязательной информации относится:

• сведения о номере и дате выдачи путевого листа;
• данные о водителе, его табельном номере;
• гаражный номер транспортного средства (обычно он присваивается в государственных учреждениях, а частные компании этого не делают, поэтому допускается не заполнять соответствующую колонку).

Записи в форме подтверждают сразу три работника:

• сам водитель;
• тот, кто занес сведения, (например, диспетчер);
• а также бухгалтер, получивший документ.

Назначение и заполнение журнала учета путевых листов по форме 8

Внимание

Для этого в путевом листе делается пометка о принадлежности конкретного автомобиля работнику. Форма журнала №8 унифицирована, из нее нельзя удалять строки или блоки. Предприятиям разрешено расширять перечень указываемых в документе показателей.

Важно

Оптимизировать систему контроля движения путевых листов можно путем внедрения электронного учета бланков.

Автоматизация процедуры позволяет сократить временные затраты работников на работу с документами и минимизирует риски появления утечек информации.

Обеспечить работоспособность электронного документооборота в сегменте учета транспорта можно при помощи специализированных программ или услуг аутсорсинга.

КСТАТИ, правильностью и полнотой заполнения путевых листов и организацией контроля их движения могут заинтересоваться органы налоговой инспекции, представители трудовой инспекции и сотрудники ГИБДД.

Заполняем журнал учета путевых листов

• номерные знаки транспортного средства;
• подпись водителя, получившего заполненный бланк путевого листа.

Если произошел возврат путевки, то в журнале делается соответствующая запись. Обязательно указывается дата возврата, подтверждаемая подписью ответственного диспетчерского работника. В форме 8 должны присутствовать подписи таких должностных лиц:

• водителя, который подтверждает факт получения путевого листа;
• диспетчера или иного уполномоченного сотрудника, который получает в конце смены от водителей путевки;
• бухгалтера, который своей подписью должен засвидетельствовать правильность заполнения документа и факт принятия его к учету.

Форма 8 или собственный шаблон журнала могут быть распечатаны и прошиты сотрудниками предприятия или заказаны в типографии.

Журнал учета путевых листов: форма 8

Для ситуаций с командированными лицами главное требование контролирующих органов к оформлению путевого листа – возможность учесть рабочее время и объективно отразить расходы на топливо.

ЗАПОМНИТЕ! В путевые листы обязательно вписываются показания спидометра до выезда в начале смены и после окончания работы. Значения на конец дня и на утро следующих суток должны совпадать.

Источник: http://f-52.ru/zhurnal-ucheta-putevyh-listov-obyazatelno-li-vesti/

Эксперт: Журнал учета путевых листов обязательно ли вести | Дом права

Организация может разработать собственную форму или дополнить необходимой информацией унифицированную, при условии что все пункты унифицированной формы в обязательном порядке будут сохранены.

Образец формы Чтобы контролировать, кто из водителей и на какой машине уезжал, необходимо завести журнал учета выдачи путевых листов, образец которого можно скачать бесплатно на этой странице.

Среди обязанностей большинства кадровых специалистов — не только забота о персонале и корректное ведение кадровой документации, но и сдача отчетности. Регулярно возникают вопросы, какие конкретно отчеты нужно делать специалисту отдела кадров. Чтобы ни один отчет не упустить, предлагаем воспользоваться разработанным нами календарем.

Он подскажет, какие отчеты сдает кадровик и куда, а также поможет правильно их заполнить. Скачайте календарь кадровика себе на рабочий стол.

Электронная подпись за 1 час для:

Приказом Минтранса установлен диапазон от одного дня до одного месяца. При посменной работе на одном автомобиле нескольких водителей разрешено составлять несколько путевок (по количеству водителей) для этого транспортного средства.

Подробности и обновленный бланк см. здесь.

Общие сведения о журнале учета движения путевых листов Для контроля движения выданных путевых листов должен вестись журнал учета движения путевых листов по форме 8, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78.

На законодательном уровне каждая организация, использующая транспортные средства для ведения бизнеса или производства, обязана вести журнал учета путевых листов. Заполнять их необходимо по стандарту в соответствии с формой № 8.

Добавим, что во избежание споров с налоговиками безопаснее написать маршрут — указать конкретный пункт назначения и место отправки.

В приказ об утверждении образца путевого листа или журнала учета путевок надо внести информацию об организации, номере документа и дате его составления.

Этому же принципу следовали в свое время кадровики: старшее поколение помнит многостраничные анкеты с вопросами наподобие «Был ли дедушка на оккупированной территории?».

Сейчас излишнее любопытство может обойтись работодателю очень дорого.

Что касается организаций, не относящихся к автотранспортным, для них срок выдачи путевого листа составляет от 1 дня до месяца.

Журнал учета путевых листов

Расскажите обо всех нюансах. Нужно ли на водителя, который в штате, оформлять командировку? Какие документы необходимо заполнять? Нужно ли вести журнал учета командировок и т.д.? Как отразить в налоговом и бухгалтерском учете? Вопрос по Учету ГСМ. Правила оформления путевых листов для легковых автомобилей. В штате отсутствует механик. Кто может подписывать путевой лист за механика?

Однако с 1 января года в связи с вступлением в силу ФЗ О бухгалтерском учете от 06.12. № 402-ФЗ форма перестала быть обязательной.

Служебные поездки сотрудников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются (ч. 1 ст. 166 ТК РФ). Указание на такой характер работы должно быть в трудовом договоре.

Инспекторы могут запросить бумаги о том, что компания нормирует затраты. Руководитель компании своим приказом должен утвердить отдельно летние и зимние нормы расхода топлива.

Для этого проводят контрольные заезды автомобилей (в заданных условиях). Их результат оформляют актом контрольного заезда в произвольной форме.

Также отдельным приказом назначают комиссию которая будет постоянно проводить контрольные замеры расхода топлива на транспорте.

Подскажите. журнал регистрации путевых листов нужно вести

Источник: http://leadinlife.ru/strakhovoe-pravo/8169-yekspert-zhurnal-ucheta-putevykh-listov-obyazatelno-li-vesti.html

Журнал учета путевых листов

Все организации, имеющие на балансе транспортные средства, должны вести журнал путевых листов. Для этого имеется унифицированная форма. Чтобы не допускать ошибок, прочитайте о правилах заполнения.

С какой целью ведется журнал выдачи путевых листов

Если вы являетесь собственником транспортной компании, или же у организации имеется в эксплуатации транспорт, то закон требует обязательного ведения журнала (форма № 8). Перевозка людей или грузов без такого документа запрещена, собственник может быть оштрафован в соответствии с КоАП РФ.

Требования об обязательности ведения этого документа содержатся:

Сама же унифицированная форма утверждена Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте”. С тех пор бланк не менялся.

Постановление № 78 вводит в действие не только форму №8, но и другие бланки. К примеру, образцы путевок для разных категорий водителей, от легкового автомобиля, до грузового, спецтехники и пассажирского транспорта. Правила заполнения этих бланков менялись неоднократно.

Поскольку путевой лист относится к документу строгой отчетности, то его регистрация обязательна. Для этих целей и необходима форма №8.

Однако с января 2013 года применение унифицированного бланка стало для компаний не обязательным.

Сейчас каждая организация вольна разработать собственный документ в соответствии со спецификой деятельности и с соблюдением требований законодательства к обязательным реквизитам.

• Про механика-формалиста и водителя-идеалист

Большинство компаний, тем не менее, до сих пор используют привычный бланк, лишь слегка его обновив и сделав более удобным. Утверждается он в учетной политике предприятия. Как правило, на каждый новый год заводится новый журнал регистрации. Крупные транспортные компании принимают период замены равный одному месяцу. Все зависит от объемов перевозок.

Требования и правила ведения журнала путевых листов в 2019 году

Основные требования к журналу движения путевых листов содержатся в Приказе Минтранса России от 18.09.2008 № 152. Форма № 8 позволяет оперативно контролировать объем списанного топлива, проводить учет загруженности транспорта различной категории, а также проводить контроль сдачи путевок и их правильного заполнения.

Журнал путевых листов сшивается в виде книги или приобретаются уже готовые, напечатанные в типографии. Сам бланк представляет собой таблицу, состоящую из 9 колонок. Разработка своего документа позволит располагать колонки в произвольном порядке, добавлять их или убирать. Типовая же форма (ОКУД 0345008) содержит следующие графы:

• номер по порядку;
• дата выдачи путевки;
• ФИО водителя;
• его табельный номер;
• гаражный номер транспортного средства;
• подпись водителя о получении путевки;
• подпись диспетчера о приеме его от водителя;
• подпись бухгалтера о получении путевки;
• примечания.

Часто компании, особенно небольшие, не используют гаражные номера, оперируя государственным номером машины. Это допустимо, но тогда стоит внести корректировку в стандартный бланк, заменив графу 5 на “Государственный номер регистрации автомобиля”.

• Программу обучения по охране труда для водителя

Образец заполнения журнала учета движения путевых листов

При заполнении документа следует руководствоваться правилами, предусмотренными Приказом № 152. Форма не содержит расчетных сведений и достаточно проста в использовании.

Удобнее всего производить записи вручную, но допускается и ведение журнала регистрации путевых листов автотранспортных средств в электронном виде.

При этом необходимо ежедневно распечатывать реестр и подписывать его у уполномоченных лиц.

Скачать образец >>>

Как и большинство регистрационных книг, журнал имеет сквозную нумерацию страниц. Он должен быть сшит по всем правилам, заверен подписью руководителя и печатью.

Титульная страница должна содержать следующую информацию:

• наименование компании;
• наименование подразделения (при ведении для отдельных подразделений);
• ОКПО организации;
• период действия;
• ответственный за заполнение документа.

Ответственность за заполнение возлагается приказом или должностной инструкцией.

Можно ли вести журнал учета путевых листов в электронном виде

Как мы уже писали ранее, книгу учета можно вести как вручную, так и в электронном виде. Поскольку в таблице содержатся колонки, предполагающие подпись ответственных сотрудников (6-8), то полноценной электронной формы отчетности не получится. В любом случае необходимо регулярно распечатывать таблицу, собирать необходимые подписи и подшивать.

К тому же журнал относится к первичной учетной бухгалтерской документации, поэтому при любой налоговой проверке будет в числе запрошенных документов.

Если вы все же решили вести этот документ в электронной форме, советуем готовить реестр путевок на день и распечатывать.

Тогда в течение дня вы сможете сразу при выдаче листов собирать подписи водителей и не нарушать требования законодательства.

►Узнайте, какой штраф придется заплатить за отсутствие у водителя путевого листа>>>

Источник: https://www.trudohrana.ru/article/103884-19-m6-jurnal-ucheta-dvijeniya-putevyh-listov