Журнал учета путевых листов обязательно ли вести
Журнал путевых листов является первичным документом, и срок его хранения составляет не менее 5 лет. Пример журнала Перейдем к документам и примерам. Для начала вы можете скачать форму журнала движения путевых листов № 8.
Алгоритм заполнения журнала прост и сводится к следующему: в журнал учета выдачи путевых листов вносится информация обо всех выданных организацией путевых листах. Каких-либо исключений в данном случае не предусмотрено.
Журнал имеет сквозную нумерацию и ведется в хронологическом порядке. После того как журнал полностью заполнен, он прошивается, скрепляется печатью и подписью руководителя.
Ведение в электронном виде В законодательстве нет никаких запретов на ведение журнала учета движения путевых листов в электронном виде. Вы можете вести журнал электронном в любом удобном виде: в Excel, 1С, облачной программе и т.п.
Законом от 06.12.2011 г. №402-ФЗ в ст. 9. Алгоритм действий:
- перечеркнуть одной линией неверную информацию;
- рядом с исправлением делается запись «Исправлено»;
- указывается надпись с правильными данными;
- обязательно проставляется дата корректировочных действий;
- каждый случай внесения исправлений должен подтверждаться собственноручной подписью ответственного должностного лица.
Самостоятельно разработанная форма Если предприятие использует самостоятельно разработанные шаблоны документов по учету ГСМ, эти формы должны быть отражены в двух локальных актах организации:
- учетной политике;
- приказе об утверждении первичного бланка.
В приказ об утверждении образца путевого листа или журнала учета путевок надо внести информацию об организации, номере документа и дате его составления.
Как осуществляется учет путевых листов
Журнал учета путевых листов, образец заполнения Форма журнала утверждена постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 года № 78, но она действует до сих пор и содержит обязательные реквизиты, необходимые для бухгалтерского и налогового контроля, а также для дальнейшего расчета заработной платы водителям. К обязательной информации относится:
- сведения о номере и дате выдачи путевого листа;
- данные о водителе, его табельном номере;
- гаражный номер транспортного средства (обычно он присваивается в государственных учреждениях, а частные компании этого не делают, поэтому допускается не заполнять соответствующую колонку).
Записи в форме подтверждают сразу три работника:
- сам водитель;
- тот, кто занес сведения, (например, диспетчер);
- а также бухгалтер, получивший документ.
Назначение и заполнение журнала учета путевых листов по форме 8
Внимание
Для этого в путевом листе делается пометка о принадлежности конкретного автомобиля работнику. Форма журнала №8 унифицирована, из нее нельзя удалять строки или блоки. Предприятиям разрешено расширять перечень указываемых в документе показателей.
Важно
Оптимизировать систему контроля движения путевых листов можно путем внедрения электронного учета бланков.
Автоматизация процедуры позволяет сократить временные затраты работников на работу с документами и минимизирует риски появления утечек информации.
Обеспечить работоспособность электронного документооборота в сегменте учета транспорта можно при помощи специализированных программ или услуг аутсорсинга.
КСТАТИ, правильностью и полнотой заполнения путевых листов и организацией контроля их движения могут заинтересоваться органы налоговой инспекции, представители трудовой инспекции и сотрудники ГИБДД.
Заполняем журнал учета путевых листов
- номерные знаки транспортного средства;
- подпись водителя, получившего заполненный бланк путевого листа.
Если произошел возврат путевки, то в журнале делается соответствующая запись. Обязательно указывается дата возврата, подтверждаемая подписью ответственного диспетчерского работника. В форме 8 должны присутствовать подписи таких должностных лиц:
- водителя, который подтверждает факт получения путевого листа;
- диспетчера или иного уполномоченного сотрудника, который получает в конце смены от водителей путевки;
- бухгалтера, который своей подписью должен засвидетельствовать правильность заполнения документа и факт принятия его к учету.
Форма 8 или собственный шаблон журнала могут быть распечатаны и прошиты сотрудниками предприятия или заказаны в типографии.
Журнал учета путевых листов: форма 8
Для ситуаций с командированными лицами главное требование контролирующих органов к оформлению путевого листа – возможность учесть рабочее время и объективно отразить расходы на топливо.
ЗАПОМНИТЕ! В путевые листы обязательно вписываются показания спидометра до выезда в начале смены и после окончания работы. Значения на конец дня и на утро следующих суток должны совпадать.
Источник: http://f-52.ru/zhurnal-ucheta-putevyh-listov-obyazatelno-li-vesti/
Эксперт: Журнал учета путевых листов обязательно ли вести | Дом права
Организация может разработать собственную форму или дополнить необходимой информацией унифицированную, при условии что все пункты унифицированной формы в обязательном порядке будут сохранены.
Образец формы Чтобы контролировать, кто из водителей и на какой машине уезжал, необходимо завести журнал учета выдачи путевых листов, образец которого можно скачать бесплатно на этой странице.
Среди обязанностей большинства кадровых специалистов — не только забота о персонале и корректное ведение кадровой документации, но и сдача отчетности. Регулярно возникают вопросы, какие конкретно отчеты нужно делать специалисту отдела кадров. Чтобы ни один отчет не упустить, предлагаем воспользоваться разработанным нами календарем.
Он подскажет, какие отчеты сдает кадровик и куда, а также поможет правильно их заполнить. Скачайте календарь кадровика себе на рабочий стол.
Электронная подпись за 1 час для:
Приказом Минтранса установлен диапазон от одного дня до одного месяца. При посменной работе на одном автомобиле нескольких водителей разрешено составлять несколько путевок (по количеству водителей) для этого транспортного средства.
Подробности и обновленный бланк см. здесь.
Общие сведения о журнале учета движения путевых листов Для контроля движения выданных путевых листов должен вестись журнал учета движения путевых листов по форме 8, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78.
На законодательном уровне каждая организация, использующая транспортные средства для ведения бизнеса или производства, обязана вести журнал учета путевых листов. Заполнять их необходимо по стандарту в соответствии с формой № 8.
Добавим, что во избежание споров с налоговиками безопаснее написать маршрут — указать конкретный пункт назначения и место отправки.
В приказ об утверждении образца путевого листа или журнала учета путевок надо внести информацию об организации, номере документа и дате его составления.
Этому же принципу следовали в свое время кадровики: старшее поколение помнит многостраничные анкеты с вопросами наподобие «Был ли дедушка на оккупированной территории?».
Сейчас излишнее любопытство может обойтись работодателю очень дорого.
Что касается организаций, не относящихся к автотранспортным, для них срок выдачи путевого листа составляет от 1 дня до месяца.
Журнал учета путевых листов
Расскажите обо всех нюансах. Нужно ли на водителя, который в штате, оформлять командировку? Какие документы необходимо заполнять? Нужно ли вести журнал учета командировок и т.д.? Как отразить в налоговом и бухгалтерском учете? Вопрос по Учету ГСМ. Правила оформления путевых листов для легковых автомобилей. В штате отсутствует механик. Кто может подписывать путевой лист за механика?
Однако с 1 января года в связи с вступлением в силу ФЗ О бухгалтерском учете от 06.12. № 402-ФЗ форма перестала быть обязательной.
Служебные поездки сотрудников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются (ч. 1 ст. 166 ТК РФ). Указание на такой характер работы должно быть в трудовом договоре.
Инспекторы могут запросить бумаги о том, что компания нормирует затраты. Руководитель компании своим приказом должен утвердить отдельно летние и зимние нормы расхода топлива.
Для этого проводят контрольные заезды автомобилей (в заданных условиях). Их результат оформляют актом контрольного заезда в произвольной форме.
Также отдельным приказом назначают комиссию которая будет постоянно проводить контрольные замеры расхода топлива на транспорте.
Подскажите. журнал регистрации путевых листов нужно вести
Источник: http://leadinlife.ru/strakhovoe-pravo/8169-yekspert-zhurnal-ucheta-putevykh-listov-obyazatelno-li-vesti.html
Журнал учета путевых листов
Все организации, имеющие на балансе транспортные средства, должны вести журнал путевых листов. Для этого имеется унифицированная форма. Чтобы не допускать ошибок, прочитайте о правилах заполнения.
С какой целью ведется журнал выдачи путевых листов
Если вы являетесь собственником транспортной компании, или же у организации имеется в эксплуатации транспорт, то закон требует обязательного ведения журнала (форма № 8). Перевозка людей или грузов без такого документа запрещена, собственник может быть оштрафован в соответствии с КоАП РФ.
Требования об обязательности ведения этого документа содержатся:
Сама же унифицированная форма утверждена Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте”. С тех пор бланк не менялся.
Постановление № 78 вводит в действие не только форму №8, но и другие бланки. К примеру, образцы путевок для разных категорий водителей, от легкового автомобиля, до грузового, спецтехники и пассажирского транспорта. Правила заполнения этих бланков менялись неоднократно.
Поскольку путевой лист относится к документу строгой отчетности, то его регистрация обязательна. Для этих целей и необходима форма №8.
Однако с января 2013 года применение унифицированного бланка стало для компаний не обязательным.
Сейчас каждая организация вольна разработать собственный документ в соответствии со спецификой деятельности и с соблюдением требований законодательства к обязательным реквизитам.
- Про механика-формалиста и водителя-идеалист
Большинство компаний, тем не менее, до сих пор используют привычный бланк, лишь слегка его обновив и сделав более удобным. Утверждается он в учетной политике предприятия. Как правило, на каждый новый год заводится новый журнал регистрации. Крупные транспортные компании принимают период замены равный одному месяцу. Все зависит от объемов перевозок.
Требования и правила ведения журнала путевых листов в 2019 году
Основные требования к журналу движения путевых листов содержатся в Приказе Минтранса России от 18.09.2008 № 152. Форма № 8 позволяет оперативно контролировать объем списанного топлива, проводить учет загруженности транспорта различной категории, а также проводить контроль сдачи путевок и их правильного заполнения.
Журнал путевых листов сшивается в виде книги или приобретаются уже готовые, напечатанные в типографии. Сам бланк представляет собой таблицу, состоящую из 9 колонок. Разработка своего документа позволит располагать колонки в произвольном порядке, добавлять их или убирать. Типовая же форма (ОКУД 0345008) содержит следующие графы:
- номер по порядку;
- дата выдачи путевки;
- ФИО водителя;
- его табельный номер;
- гаражный номер транспортного средства;
- подпись водителя о получении путевки;
- подпись диспетчера о приеме его от водителя;
- подпись бухгалтера о получении путевки;
- примечания.
Часто компании, особенно небольшие, не используют гаражные номера, оперируя государственным номером машины. Это допустимо, но тогда стоит внести корректировку в стандартный бланк, заменив графу 5 на “Государственный номер регистрации автомобиля”.
- Программу обучения по охране труда для водителя
Образец заполнения журнала учета движения путевых листов
При заполнении документа следует руководствоваться правилами, предусмотренными Приказом № 152. Форма не содержит расчетных сведений и достаточно проста в использовании.
Удобнее всего производить записи вручную, но допускается и ведение журнала регистрации путевых листов автотранспортных средств в электронном виде.
При этом необходимо ежедневно распечатывать реестр и подписывать его у уполномоченных лиц.
Скачать образец >>>
Как и большинство регистрационных книг, журнал имеет сквозную нумерацию страниц. Он должен быть сшит по всем правилам, заверен подписью руководителя и печатью.
Титульная страница должна содержать следующую информацию:
- наименование компании;
- наименование подразделения (при ведении для отдельных подразделений);
- ОКПО организации;
- период действия;
- ответственный за заполнение документа.
Ответственность за заполнение возлагается приказом или должностной инструкцией.
Можно ли вести журнал учета путевых листов в электронном виде
Как мы уже писали ранее, книгу учета можно вести как вручную, так и в электронном виде. Поскольку в таблице содержатся колонки, предполагающие подпись ответственных сотрудников (6-8), то полноценной электронной формы отчетности не получится. В любом случае необходимо регулярно распечатывать таблицу, собирать необходимые подписи и подшивать.
К тому же журнал относится к первичной учетной бухгалтерской документации, поэтому при любой налоговой проверке будет в числе запрошенных документов.
Если вы все же решили вести этот документ в электронной форме, советуем готовить реестр путевок на день и распечатывать.
Тогда в течение дня вы сможете сразу при выдаче листов собирать подписи водителей и не нарушать требования законодательства.
►Узнайте, какой штраф придется заплатить за отсутствие у водителя путевого листа>>>
Источник: https://www.trudohrana.ru/article/103884-19-m6-jurnal-ucheta-dvijeniya-putevyh-listov