Служебная записка о позднем предоставлении документов

Служебная записка о позднем предоставлении документов – Законники

Служебная записка о позднем предоставлении документов

Что касается докладной записки и образца написания служебной записки, определение этих вдов внутренних документов дается в Кратком словаре видов и разновидностей документов, который был разработан в 1974 году Главархивом СССР, ВНИИДАД, ЦГАДА.

Согласно этому словарю: Докладная записка — документ, в котором изложен какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя. Его адресатом является руководитель; Служебная записка — содержит информацию о выполнении какой либо работы.

Ее направляет одно должностное лицо в адрес другого должностного лица.

Читайте по теме в электронном журнале В каких случаях потребуется написать служебную записку образец 2018 Вне зависимости от специфики организационной и производственной деятельности предприятия, численности его штата, образец написания служебной записки используется для принятия оперативных управленческих решений.

Важно

Поэтому правильно составленной служебной записке должен быть присвоен порядковый номер.Для тех компаний, которые хотят унифицировать форму служебной записки и закрепить общий порядок того, как пишется служебная записка, потребуется издать отдельный приказ по предприятию.

Тогда утвержденный пример написания станет обязательным для использования всеми сотрудниками организации.

Внимание

Вопреки всеобщему предубеждению против использования служебных записок в общении с коллегами, этот документ может только положительно повлиять на трудовой процесс и наладить внутреннее взаимодействие.

Объяснительная записка о несвоевременном предоставлении документов

Который может использоваться в последующих составлениях схожих документов.

Таким преимуществом пользуются службы предприятия или их отдельные трудящиеся, которые должны по своему роду деятельности часто составлять служебные записки.

В этой статье вы узнаете, как написать записку на депремирование работников.

Что такое докладная записка и как ее писать? Об этом читатели узнают тут.
Аспекты составления При составлении служебных записок необходимо учитывать следующие нюансы, которые применяются в зависимости от их вида и цели:

  • ходатайство на получение чего либо, пишется только на непосредственного начальника конкретной службы.

Служебная записка от работника: цели и образец

Как мы упомянули ранее, суть проблемы передается в свободной форме. Завершает документ дата составления и подпись. Если же основной текст служебной записки должен быть большим, его требуется разделить на несколько абзацев:

  • описание основной проблемы;
  • просьба;
  • отдел и фамилии работников, составивших записку, если имеет место коллективное обращение.

В последнем случае ключевую подпись на документе ставит начальник отдела, подающего служебную записку.
Приложение с подписью всех служащих добавляется к основному документу дополнительно.

Служебную записку требуется писать на листе формата А4, равно как любой прочий документ.

Также обязательно наличие «живой» подписи, сделанной собственноручно.
Служебная записка пишется вместе с порядковым номером и датой написания.

Служебная записка: пример написания. как пишется служебная записка: образец

Составитель должен четко помнить, что этот тип документов применяется только при горизонтальном взаимодействии должностных лиц.

В случае, когда адресатом документа является вышестоящее должностное лицо, его необходимо именовать «Докладной запиской». Рекомендуем включить служебную записку образец 2018 в альбом с образцами других документов, используемых в документообороте предприятия.

Это позволит исполнителям иметь под рукой примеры правильного написания и оформления всех типовых деловых бумаг: писем, докладных и служебных записок, отчетов, актов и пр.

Как составить служебную записку

В таком случае на все электронные документы проставляется электронная подпись и отправителя, и получателя – после принятия решений.

Если общей системы нет, то обращение можно написать на корпоративную почту, которую обычно проверяет секретарь.

Он обязан будет переслать письмо конечному адресату. Чтобы убедиться в доставке, необходимо при отправке настроить уведомления о получении.

Дорогие читатели, если вы увидели ошибку или опечатку, помогите нам ее исправить! Для этого выделите ошибку и нажмите одновременно клавиши «Ctrl» и «Enter».

Особенности написания служебной записки на все случаи жизни: образец

На сегодняшний день документооборот составляет около 200 документов в день.

В связи с большой загруженностью и недостатком практического опыта я не справилась со своими должностными обязанностями, отправив судебный акт от 18.09.2017 г.

с нарушением установленных сроков.

Прошу не применять ко мне мер дисциплинарного воздействия.

Источник: http://advokat55.com/sluzhebnaya-zapiska-o-pozdnem-predostavlenii-dokumentov/

Служебная записка о непредоставлении информации в срок

Служебная записка о позднем предоставлении документов

Информация и форма внутренней деловой бумаги служебных документов обычно освещает производственные, материальные, хозяйственные вопросы, а также вопросы премирования, повышения или понижения в должности.

Таким образом, сотрудник любого отдела может обратиться с письменной просьбой о предоставлении ему определенных материальных или финансовых средств, как для производственного, так и для личного пользования. Кроме того содержание такого документа может освещать жалобу на конкретного сотрудника или на непосредственного руководителя.

Что касается награждения работников, то непосредственный работодатель пишет служебную записку в виде ходатайства на имя своего вышестоящего руководителя. Где освещает заслуги подчиненного, и вносит предложения о способах премирования.

Как написать докладную записку правильно

Составить ее можно от руки, либо напечатать на компьютере. В любом случае, если докладная записка будет содержать все необходимые реквизиты, она будет иметь силу документа, независимо от того в каком виде она составлена.

Некоторые организации разрабатывают свои бланки для составления различных документов, которые не имеют унифицированных бланков. В том числе и для докладных записок. Шапка документа Составляется аналогично, как и в других документах, например заявлениях:

  • шапка должна располагаться в верхнем правом углу листа бумаги или бланка;
  • в первых двух строках пишется должность, фамилия и инициалы руководителя предприятия;
  • дальше пишется должность, фамилия и инициалы работника, который составил докладную.

Если на предприятии утвержден бланк для докладной записки, то в нем, как правило, уже есть шаблон для шапки.

Служебная записка — пример написания

Важно Пример Всем работникам важно знать, как писать служебную записку. Образец этой бумаги включает нюансы, которые обязательно должны присутствовать.

К обязательным требованиям по написанию относят:

  1. Важно обозначить адресата. В правом верхнем углу листа пишется Ф. И. О, должность того, для кого оформляется обращение.
  2. Ниже прописывается название документа и номер.
  3. Затем необходимо изложить проблему или ситуацию, с которой следует разобраться.
  4. Потом обозначаются предложения по решению вопроса или указываются действия, которых автор ожидает.
  5. В конце нужно обозначить свою фамилию, инициалы и должность.

Пример написания служебной записки представлен в статье.

Им можно пользоваться при любой необходимости составления данной бумаги. Нюансы При любой проблеме будет легче составить бумагу, если знать, как пишется служебная записка.

Всё о записках: докладная, служебная, объяснительная

Обычно в ней 2 части. В первой руководство оповещают о факте или событии, а во второй указываются просьбы, предложения. Составлять обращение необходимо в том случае, если:

  1. Есть нарушения, которые привели к каким-либо непредвиденным действиям.
  2. Требуется вмешательство руководителя, к примеру, есть нехватка материально-технических средств для окончания проекта.
  3. Неявка сотрудника на работу или его приход в наркотическом (токсическом, алкогольном) опьянении.
  4. Есть предложение по премированию сотрудников за результаты работы.
  5. Необходимость отправления какого-либо лица в командировку.
  6. Вызов сотрудника из отпуска или выходного.
  7. Любая ситуация, где требуется вмешательство руководителя.

Образец служебной записки на сотрудника такой же, как и в остальных случаях.

В ней важно прописать все нюансы, касающиеся дела.

Как правильно написать служебную записку

Пример написания служебной записки позволит научиться грамотно ее составлять. Об этом пойдет речь в статье.

Для чего требуется подобный документ? Служебной запиской называют форму документооборота на предприятии, которая позволяет эффективно и быстро решать производственные задачи.

Целью этой бумаги считается оповещение руководящего лица о проблеме, а также предложения по ее разрешению или согласованию имеющихся действий. Документ считается доказательством того, что специалистом освещена проблема, которая у него возникла.

Если сотрудник не может ее разрешить самостоятельно и в виде записки предоставляет это другим работникам, то с него снимается ответственность за несвоевременно или некачественное решение вопроса.

Как правильно написать докладную записку на сотрудника

Образец документа Нередко при решении рабочих вопросов возникает необходимость передать важную информацию руководителю. Иногда обстоятельства требуют, чтобы объяснение обстоятельств, предостережение от ошибок были изложены именно в письменном виде.

При этом нужно не только грамотно изложить факты, но и правильно оформить документ. Составление СЗ часто вызывает затруднения, особенно при отсутствии опыта.
Но это не трудно сделать, если у вас перед глазами есть пример служебной записки.

Именно поэтому мы подготовили образцы, ознакомившись с которыми вы сможете правильно оформить документ.
Рассмотрим наиболее частые случаи, требующие составления СЗ. СЗ о премировании является основанием для издания приказа о поощрении работника.

Этот документ составляется непосредственным руководителем сотрудника на имя директора организации.

Дисциплинарное взыскание за неисполнение должностных обязанностей

Как написать служебную записку (образец)? С таким вопросом периодически приходится сталкиваться представителям разных сфер деятельности. Записка является одним из наиболее распространенных и востребованных способов взаимодействия между сотрудниками предприятия и его руководством.

Образец служебной записки мы приведем ниже и расскажем, как правильно написать служебную записку.

Для чего нужно писать служебную записку? Пример составления служебной записки, ее форма, шаблон Как составить служебную записку: образец оформления Особенности электронного документооборота Для чего нужно писать служебную записку? Служебная записка – это форма внутреннего документооборота, позволяющая наиболее эффективно и оперативно решать текущие производственные ситуации.

Докладная записка о непредоставлении информации в срок

Служебная записка о позднем предоставлении документов

В ней важно прописать все нюансы, касающиеся дела. Как правильно написать служебную записку Пример написания служебной записки позволит научиться грамотно ее составлять. Об этом пойдет речь в статье.

Для чего требуется подобный документ? Служебной запиской называют форму документооборота на предприятии, которая позволяет эффективно и быстро решать производственные задачи.

Целью этой бумаги считается оповещение руководящего лица о проблеме, а также предложения по ее разрешению или согласованию имеющихся действий. Документ считается доказательством того, что специалистом освещена проблема, которая у него возникла.

Если сотрудник не может ее разрешить самостоятельно и в виде записки предоставляет это другим работникам, то с него снимается ответственность за несвоевременно или некачественное решение вопроса.

Внимание Нижестоящие сотрудники должны разрешать возникающие ситуации сначала со своим непосредственным руководством. А уже оно, если сочтет нужным, доведет информацию до сведения дирекции. Допустимо обращение напрямую, но тогда докладную должен завизировать непосредственный руководитель.

Исключение составляет случай, когда докладная записка составляется в связи с жалобой на самого начальника структурного подразделения. В таких случаях любой сотрудник может прямо обратиться к высшему руководству.

Как грамотно составить докладную Вне зависимости от того, к какому виду принадлежит докладная, в структуре есть определенные моменты, обязательные к соблюдению.
Как правило, в докладной можно выделить три самостоятельные части.

  1. Факты, события, причины, побудившие написать докладную.

Как правильно оформить докладную записку. конкретные примеры

О невыполнении должностных обязанностей Настоящим документом довожу до вашего сведения, что инженер отдела метрологии Антон Петрович Райсфейдер допустил нарушение графика поверок приборов учета электроэнергии (не проконтролировал выполнение утвержденного графика), что повлекло наложение на организацию штрафа государственным инспектором по контролю над приборами учета. В связи с допущенным нарушением предлагаю объявить А.П. Райсфейдеру выговор с занесением в личную карточку и не начислять ему премию по результатам работы за следующий месяц.

Главный метролог (подпись) П.К. Желтковский Докладная записка о некорректном поведении сотрудника Данная разновидность докладной записки информирует начальство о недопустимом поведении оскорбительного характера на рабочем месте.

Довожу до вашего сведения: написание образца докладной записки

О нарушении трудовой дисциплины (прогуле) Настоящим довожу до сведения руководства, что позавчера, 04.11.2016 г., сотрудницей отдела кадров Валерьевой Татьяной Олеговной допущено грубое нарушение трудовой дисциплины.

После обеденного перерыва, завершившегося в 14:00, она не возвратилась на свое рабочее место и отсутствовала до конца рабочего дня (с 14:00 до 18:00). Оправдательных документов и удовлетворительных объяснений своего отсутствия Т.О.
Валерьева в течение последующих двух дней не предоставила.

В связи с допущенным грубым нарушением трудовой дисциплины, предлагаю объявить Т.О. Валерьевой выговор с занесением в личную карточку. Начальник отдела кадров (подпись) Р.В.

Важно Чаще всего, оформление служебной записки, пример которой дан в статье, необходимо с целью освещения рабочих вопросов между работниками отделов или подразделений компании. В связи с этим, многих интересует, как правильно ее составить.

Образец написания служебной записки мы разместили в нашем материале.
С какой целью она составляется? СЗ составляет работник на имя своего непосредственного руководителя или на имя начальника другого подразделения.

Она позволяет в короткое время:

  • уведомить руководителя о возникшей на текущий момент проблеме
  • внести предложения по ее устранению или согласовать план действий с другим сотрудником.

Источник: http://02zakon.ru/dokladnaya-zapiska-o-nepredostavlenii-informatsii-v-srok/

Служебная записка: образцы, виды и правила написания на 2019 год

Служебная записка о позднем предоставлении документов

В материале мы расскажем о том, как правильно написать служебную записку. Все чаще в перечне требований к кандидату на должность можно встретить тезис о коммуникабельности специалиста.

Это вовсе не означает, что от работника ждут долгих и захватывающих рассказов об отпуске или сплетен о соседях. В понимании нанимателя, умение общаться и внятно формулировать задачи понадобится работнику для успешного сотрудничества с коллективом.

Одной из форм такого взаимодействия может стать служебная записка.

Терминология

В компании с небольшим штатом сотрудники нередко знают о существовании служебных записок лишь понаслышке.

Если весь коллектив не составляет и пары десятков человек, то информация обо всех значимых событиях, как произошедших, так и только намечающихся, распространяется в устной форме.

Хотя малая численность вовсе не означает, что использование механизма письменного общения не эффективно.

Сама по себе служебная записка является внутренним документом, формой уведомления заинтересованных членов коллектива о важных фактах либо содержащим некую информацию, влияющую на дальнейшую работу другого подразделения. И хоть упоминание о таком виде документа, а тем более типовой образец служебной записки, в трудовом законодательстве отсутствует, ее необходимость продиктована иногда и нормами ТК РФ.

Составление такой бумаги будет целесообразно, если нужно письменно сообщить коллеге:

  • о наличии или изменении кондиций материальных ценностей;
  • об изменении графика работы отдельного работника или части подразделения;
  • об имеющемся мнении или предложении внести коррективы в рабочий процесс;
  • о возражении в отношении его действий или намерений;
  • об изменениях в сути и составе информации, используемой для работы;
  • о любом другом факте или событии, которое, по мнению автора документа, потенциально влияет на исполнение его трудовых обязанностей.

Для того, чтобы служебная записка была воспринята как достойный внимания документ, не достаточно просто черкнуть пару фраз на клочке бумаги.

Даже, если бланк не утверждается нормативными актами, всегда нужно пользоваться стандартом 6.30–2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов».

Это также справедливо при разработке внутренних форм и закреплении их в системе документооборота компании

Законодательство не содержит понятия служебной записки, но его типовую форму можно разработать самостоятельно и ввести в действие отдельным приказом, основываясь на ГОСТ 6.30-2003.

Разница между докладной и запиской

Поскольку практика оформления служебных записок затрагивает далеко не все предприятия, то существенной разницы между служебной и докладной запиской видят не все специалисты. А она, тем не менее, ощутимая и имеет вполне конкретные признаки:

Вид документаАдресат
Служебная запискаЧлен коллектива, в отношении с которым нет взаимодействия в форме «подчиненный-начальник». Равный по рангу коллега внутри подразделения или за его пределамиЧаще носит информационный или предупреждающий характер. Составляется с целью гарантированного ознакомления с данными и дальнейшего подтверждения собственной позиции перед руководством.
Докладная внутренняяАдресуется либо непосредственному руководителю автора документа, либо вышестоящему начальствуМожет носит уведомительный характер с целью предупреждения о наступлении негативных или непоправимых последствий, мешающих работе или вредящих здоровью. Может быть составлена для согласования нужд компании или предложения мероприятий по реорганизации процессов.
Докладная внешняяВ адрес смежной организации или структуры, с которыми ведется совместная работа или реализуется срочный проектОбычно составляется с целью уведомления руководства партнерской организации о нарушениях, неисполнении обязанностей ее сотрудниками или должностными лицами. Реже с предложениями кого-то поощрить или отметить.

Среди подавляющего числа работников бытует мнение, что этот процесс обмена «бумажками» — пустая трата времени и сил на их составление, ведь позвонить и быстренько обрисовать картину гораздо быстрее и проще.

Ход их мыслей резко меняет свое направление уже после первого соприкосновения с производственными ситуациями, когда нужно доказать факт направления соответствующей информации всем заинтересованным лицам.

Иногда от этого зависит не только судьба дисциплинарного взыскания (возможно, весьма сурового, вплоть до увольнения), но и дальнейшая успешная работа всего предприятия.

Виды служебных записок

Благодаря достаточно свободной форме изложения, служебная записка используется в очень широком спектре вопросов и ситуаций. Далее будут перечислены наиболее часто встречающиеся ситуации, но это не означает, что данный список исключителен и не может быть дополнен другими пунктами.

Сотрудником на сотрудника

Даже если два сотрудника отделены друг от друга только проходом между столами, это не может помешать им общаться в письменном виде. И расценивать это как рабочий конфликт будет в корне неверно. Взаимодействие с помощью обмена «письмами» помогает:

  • избежать сбоев в результате большой загруженности и забывчивости;
  • решить проблему неисполнения обязанностей или несвоевременной передачи необходимых данных;
  • разрядить напряженные отношения, а также перевести служебную записку на сотрудника в разряд дисциплинирующих и организующих документов.

этих бумаг может быть очень разным и содержать в себе как просьбы, так и требования.

Например, если сотрудник видит, что кто-то из членов команды пренебрегает должностными функциями, то еще до обращения к руководителю, можно направить служебную записку о невыполнении служебных обязанностей легкомысленно относящемуся к работе коллеге. Это будет и корректнее, и позволит доказать в дальнейшем, что пробелы в работе не стали результатом «круговой поруки» и замалчивания проблемы.

Служебная записка – инструмент взаимодействия между специалистами одного структурного уровня, для обращения в адрес руководителя правильнее использовать докладную записку.

На списание

Редко какой труд не связан с материальными ценностями или расходниками, применяемыми для успешной работы. Это влечет за собой их порчу или утрату качественных характеристик, и тогда нужно обратиться в службу снабжения для списания старых материалов и выдачи новых.

Если износ или выход из строя предметов труда стал результатом естественных процессов, связанных со старением или выработкой ресурса, то можно сообщить об этом материально ответственному лицу. Формой уведомления может стать служебная записка на списание с перечнем утративших полезность предметов и причиной отказа от их использования.

Другое дело, если выход их строя был связан с нестандартными событиями или неаккуратностью ответственных сотрудников, то тут уж без ведома и решения начальства не обойтись. В этом случае уместнее писать не служебную записку, а докладную.

На премирование

Письменное общение чаще связано с неприятными событиями или обменом данными. Реже случаются более приятные поводы составления служебной записки – сообщение о премировании.

Поскольку отличительной чертой записки считается правило ее направления сотруднику равного ранга, то и предложение о награждении, оформленное подобным образом, правильнее направить, например, в кадровую службу. Как вариант, можно отдать документ сотруднику, ответственному за составление проекта приказа о премировании или представлении списка кандидатов на получении денежных поощрений.

Можно обратиться с этой идеей напрямую к руководителю компании, но тогда изложить свои аргументы правильнее в форме докладной записки. Ознакомьтесь с образцом.

На командировку

После отмены в 2014 году необходимости обязательного оформления командировочного удостоверения на каждую служебную поездку, стал вопрос о том, как правильно зафиксировать некоторые нюансы и отчитаться о ее результатах. Выходом была избрана служебная записка на командировку. Именно в такой форме можно проинформировать руководителя о том, как и когда планируется выполнять задание компании, а также изложить в записке результаты поездки.

Этот документ принято использовать:

  • если путь до места назначения совершался на личном или попутном транспорте;
  • если нужно отчитаться о работе в выходной день или сверхурочные часы;
  • если по приложенным финансовым документам невозможно точно определить фактическую длительность командировки;
  • если есть обстоятельства, которые должны быть учтены при начислении суточных и возмещении расходов или нужно объяснить необходимость трат без первичных документов.

В какой-то мере служебная записка заменила собой ранее обязательные задания на командировку и отчеты об их выполнении. Ознакомьтесь с образцом.

Служебная записка директору

Поскольку руководитель, чаще всего, высший единоличный орган управления предприятием, то представить себе ситуацию, в которой будет правильно направить служебную записку директору, довольно сложно. В соответствии с принципами служебной иерархии на его имя лучше подавать докладные.

Нежелание так озаглавливать предоставляемый на рассмотрение начальства документ продиктовано, скорее, субъективными причинами и эмоциями. Однако, стоит понимать, что служебная записка о нарушении должностной инструкции выглядит нелогичной.

Вариант правильного использования формы служебной записки, адресованной директору, возможен в корпорациях или холдингах.

Только в их структуре может быть одновременно несколько директоров, равных по положению в организации и не находящихся друг у друга в подчинении.

Внутри предприятий с прямолинейной системой управления и одним руководителем уместнее использовать докладные по всем производственным вопросам, требующим внимания и утверждения директором.

Служебная записка, как любая другая корреспонденция подлежит регистрации в специальных учетных журналах. Вручать ее лучше под подпись на втором экземпляре или в графе журнала.

Оформление служебной записки

Для того, чтобы у человека не было сомнений по поводу того, как правильно написать служебную записку, можно воспользоваться простой инструкцией:

  1. Документ составляют на листе бумаги А4, в «шапке» указывают ФИО и полное название должности адресата.
  2. Там же обозначают и имя автора записки, не забыв написать свою должность и подразделение.
  3. В качестве заглавия использовать словосочетание «Служебная записка».
  4. Далее следует изложить суть проблемы, вопроса, информации или предложения в краткой, но емкой форме, используя деловой стиль написания.
  5. В завершении нужно проставить дату составления, подпись составителя и его фамилия.
  6. Для упорядочивания документооборота все исходящие и входящие документы подлежат регистрации. Поэтому правильно составленной служебной записке должен быть присвоен порядковый номер.

Для тех компаний, которые хотят унифицировать форму служебной записки и закрепить общий порядок того, как пишется служебная записка, потребуется издать отдельный приказ по предприятию. Тогда утвержденный пример написания станет обязательным для использования всеми сотрудниками организации.

Вопреки всеобщему предубеждению против использования служебных записок в общении с коллегами, этот документ может только положительно повлиять на трудовой процесс и наладить внутреннее взаимодействие. Вот почему каждому сотруднику стоит отбросить сомнения и эмоции, и принять как должное, что некоторые моменты можно урегулировать исключительно с помощью составления письменных документов.

Остались вопросы по теме Спросите у юриста

Источник: https://viplawyer.ru/sluzhebnaya-zapiska/

Как написать служебную записку: примеры и образцы

Служебная записка о позднем предоставлении документов

Служебная записка — одна из форм корпоративной коммуникации на предприятии.

КонсультантПлюс БЕСПЛАТНО на 3 дня

Получить доступ

Этот инструмент деловой переписки особенно популярен в компаниях, где много подразделений разного уровня и контролировать все достаточно сложно.

Но и на небольших предприятиях часто интересуются, как правильно написать служебную записку; образец такой докладной может быть разным, в зависимости от того, с какой целью ее составляют. Необходимость в написании записки возникает, если нужно получить реакцию на какие-либо экстраординарные события.

Кроме того, в записке могут указываться рациональные предложения по совершенствованию работы предприятия. При оформлении записки нужно следовать определенным правилам, о которых речь пойдет далее.

Основания для составления и цели записок

Написать служебку может любой сотрудник. Как правило, в ней всегда две части. В первой начальство уведомляют о каком-либо факте или происшествии, а во второй содержатся просьбы, предложения, любые иные обращения работника к вышестоящему коллеге.

Взяться за ручку стоит, если:

  • были допущены нарушения, ставшие причиной каких-либо непредвиденных действий либо которые могли привести к таковым;
  • необходимо вмешательство руководства, например, не хватает материально-технических средств на завершение какого-то проекта;
  • кто-то из сотрудников не явился на работу или явился в состоянии наркотического/токсического/алкогольного состояния;
  • появилось предложение о премировании определенных работников за выдающиеся результаты или иные достижения;
  • необходимо отправить кого-то в командировку;
  • требуется вызвать работника из отпуска или законного выходного;
  • любая иная ситуация, решение по которой принять без руководителя нельзя.

Служебка может стать доказательством того факта, что работник должным образом отреагировал на обнаруженную им проблему в деятельности предприятия.

Таким образом, в некоторых случаях составление докладной является не правом, а обязанностью конкретного специалиста.

Она подтверждает факт того, что сотрудник не бездействовал, а принял необходимые меры: информировал начальство и оперативно принял решения по проблеме.

Виды служебок

Классификация обычно проводится по типу содержащейся в докладной информации:

  • запрос данных, сведений, отсутствующих у работника;
  • сообщение о нарушениях, допущенных работником при исполнении служебных обязанностей;
  • сообщение о направлении в командировку;
  • предложение о дополнительном премировании;
  • информирование о возникших проблемах в рабочем процессе и т.д.

Таким образом, видов докладных очень много, ведь в них может содержаться любая информация, касающаяся рабочих моментов. Форма служебной записки (образец показывает, как оформить шапку в соответствии с требованиями ГОСТа) не является жестко регулируемой и может меняться.

Как написать служебную записку (образец по ГОСТу)

Компании имеют возможность вводить и использовать у себя множество различных форм письменного сообщения о каких-либо происшествиях или вопросах организационно-финансового характера, требующих вмешательства высшего руководства. Но унифицированных форм для служебных записок не установлено.

Что касается служебки, то это разновидность докладной. Как таковой бланк служебной записки тоже не утвержден, но он обязательно должен соответствовать требованиям ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов». То есть в нем обязательно должны присутствовать следующие реквизиты:

  • наименование организации или структурного подразделения, а также указание лица, которому отправляется обращение;
  • название документа;
  • текст — что именно необходимо сообщить руководству;
  • дата, подпись и обязательно должность автора служебной записки.

Обязательные требования определили, теперь рассмотрим пример, как пишется служебная записка.

Пример 1

Такой вид расположения реквизитов в документе называется угловым. Но их можно разместить на листе и иначе.

Пример 2

На картинке — продольное размещение реквизитов в служебной записке. И оба варианта будут правильными.

Но даже если в вашей компании принято оформлять документы совершенно иным способом, не переживайте, это тоже будет правильным, поскольку обязательной формы чиновники не предусмотрели.

Пример написания служебной записки

Написание шапки служебной записки почти ни у кого не вызывает сложностей. Надо уточнить, в чей адрес будет направлен документ, его должность и фамилию, инициалы (можно полностью имя и отчество).

Кроме того, обязательно указываем составителя, а если обращается группа работников, то надо перечислить их должности и Ф.И.О.

Нужно заметить, что письменное обращение не всегда адресуется директору, она может быть направлена также лицу, в чьи должностные обязанности входит рассмотрение конкретного вопроса.

Первая фраза, которой обычно открывается служебная записка — «Довожу до вашего сведения…», — это самый распространенный вариант. Для работника это удобно тем, что он может сразу перейти к предмету своего сообщения, для руководителя — сокращением времени на изучение письма.

Сам текст должен быть кратким, по существу, с обязательным перечислением конкретных дат, времени, обстоятельств, сведений. Так начальству будет проще принять к сведению, проверить и отреагировать на обращение подчиненного.

Обязательно служебную записку нужно подписать, поставить дату составления, если есть приложения, указать их наличие и перечислить.

Как написать служебную записку: образец о подтверждении командировки

Информация в служебной записке может содержаться различная, у работников есть право сообщить руководству как о проблемах, возникающих в процессе деятельности, так и о достижениях конкретных специалистов.

Образец служебной записки о выплате премии

Непосредственный начальник вполне может ходатайствовать перед вышестоящим руководителем об увеличении премиального вознаграждения.

Директору ООО «Домострой»

Семину И.Г.

от начальника отдела продаж ООО «Домострой»
Настиной И.А.

Служебная записка 05.04.2019 № 4

г. Санкт-Петербург

Об увеличении премиального вознаграждения

Довожу до Вашего сведения, что продавец Карева Инна Игоревна перевыполнила план продаж в марте 2019 года более, чем в два раза. В связи с чем прошу увеличить ей премиальное вознаграждение.

Начальник отдела продаж Настина И.А.

Образец докладной об отсутствии на рабочем месте

Нередко служебку пишут в связи с нарушениями дисциплины.

О списании ТМЦ

В случае если у товарно-материальных ценностей окончился срок службы, они пришли в негодность, их списывают и утилизируют. Подробнее о том, как происходит списание ТМЦ, можно прочесть в статье «Как составить образец акта списания материальных ценностей». В пакете документов может быть и служебка на списание.

Образец служебки о необходимости ремонта оборудования

С помощью докладной сообщают руководству об имеющихся технических, технологических проблемах, требующих вмешательства лиц, принимающих решение.

Образец: об отзыве из отпуска

Остается добавить, что любой документ должен составляться на стандартном листе формата А4. Если текст докладной большой и не помещается на одном листе, необходимо воспользоваться другим.

Писать на обороте не рекомендуется, хотя допустимо. Если количество листов больше одного, все остальные должны быть пронумерованы.

Кроме того, желательно скрепить все листы, чтобы они составляли общий документ.

Электронные служебные записки. Такое бывает?

Количество компаний, которые переходят на электронный документооборот, постоянно растет. Поэтому обязательно надо сказать пару слов об электронных служебных записках.

Они, конечно, могут быть и уже существуют и правила их оформления практически не отличаются.

Разве что пользователи не прописывают адресата и отправителя служебной записки, поскольку программы отправки сообщений делают это в автоматическом режиме.

Здесь важно помнить, что документы для внутренней деловой переписки в самой компании должны быть каким-то образом отделены от общей кучи писем, чтобы было понятно, где личные, а где служебные материалы.

Уже существуют специальные программы, которые позволяют в автоматическом режиме отправлять, регистрировать в журнале учета, отправлять ответы и резолюции на служебные записки.

В таком случае на все электронные документы проставляется электронная подпись и отправителя, и получателя – после принятия решений.

Если общей системы нет, то обращение, служебную записку можно написать на корпоративную почту, которую обычно проверяет секретарь. Он обязан будет переслать письмо конечному адресату. Чтобы убедиться в доставке служебной записки, необходимо при отправке настроить уведомления о получении.

Срок хранения служебной записки

Служебная записка, как и любая документация, имеющая непосредственное отношение к деятельности предприятия или коммерческой организации, имеет свой срок хранения.

В соответствии с таким ведомственным нормативным документом, как Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и коммерческих организаций, с указанием сроков их хранения (документ утвержден распорядительным актом Минкультуры России — приказом №558 от 25.08.2010) необходимо обеспечить хранение бланков по форме С3 не менее пяти лет в архиве организации или предприятия.

Срок хранения отдельных служебных записок может быть продлен, но только на основании решения и подтверждающего его приказа директора предприятия.

Делается это в том случае, если признается необходимость в хранении конкретных служебных записок в течение более длительного срока (например, при длительном разбирательстве дела в судебных органах). Есть особенность по установлению срока хранения служебных записок, оформленных в электронном виде.

Период их обеспечения их обязательной сохранности может быть установлен отдельным локальным нормативным актом компании: уставом или Положением о номенклатуре дел.

об отзыве из отпуска

Источник: https://ppt.ru/forms/zapiski/sluj-zapiska

Вопрос по праву
Добавить комментарий