Порядок выдачи трудовой книжки на руки работнику

Ответственность за выдачу трудовую книжку на руки без увольнения

Порядок выдачи трудовой книжки на руки работнику

Как оформить выдачу документа? Кто отвечает за своевременный возврат трудовой книжки? Как убедиться, что она необходима работнику именно для назначения пенсии? Что делать, если в тот момент, когда документ находится на руках у сотрудника, в компанию пришла проверка? Когда трудовую книжку можно выдать на руки Выдача трудовой книжки на руки происходит:– в день увольнения (ч. четвертая ст. 84.1 ТК РФ);– в любое время по заявлению сотрудника, если оригинал трудовой требуется ему в целях его обязательного социального страхования (ч. первая ст. 62 ТК РФ.). Под последним чаще всего понимается необходимость оформления страховой пенсии по старости1 По закону организация не обязана проверять, действительно ли трудовая книжка необходима сотруднику для целей обязательного социального обеспечения.

Напомним, что ранее законодательство разрешало только выдачу копии трудовой книжки или выписки из нее (п. 7 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003г.

№ 225, далее – постановление правительства РФ №225). А подлинник – в день увольнения или последний день работы с внесенной записью о прекращении трудового договора (ч.
пятая ст. 80, ч. четвертая ст.

84.1

Внимание

ТК РФ). Если сотруднику требовалась трудовая книжка для целей обязательного социального страхования, кадровикам приходилось самим ехать в Пенсионный фонд или под личную ответственность позволить работнику забрать оригинал документа на время. Теперь такой необходимости нет. Однако возникает ряд вопросов.

Выдача трудовой книжки при увольнении работника

Важно

Но чаще всего выдача имеет место в день разрыва трудовых отношений. То есть гражданин получает документ тогда, когда происходит оформление сотрудника в качестве уволенного кадра.

Не раньше и не позже. Такие правила установлены в России на данный момент. Выдача трудовой книжки в день увольнения — это процесс, который обязательно должен состояться.
После того как человек получает данный документ на руки, ему дополнительно вручают расчетную справку. И с подобным перечнем бумаг требуется отправиться в бухгалтерию предприятия, чтобы получить расчет.
Только после этого можно будет считать процесс увольнения и выдачи «трудовой» правильно реализованным.

Как осуществляется выдача трудовой книжки при увольнении

Если речь идет о самостоятельном увольнении, в документе должна быть запись: «По собственному желанию».

Когда сотрудника по «статье» увольняют, потребуется прописать соответствующие нарушения с указанием закона, на который опирался работодатель при оформлении приказа об увольнении.
Ничего трудного в этом нет.

Алгоритм действий при увольнении Так как правильно действовать, чтобы выдача трудовой книжки при увольнении прошла в полной мере? Ведь процесс отстранения от выполнения должностных обязанностей можно описать следующим образом:

  1. Написание сотрудником заявления об увольнении по собственному желанию.

Порядок выдачи трудовой книжки при увольнении работника

Не лишним будет внесение указания на то обстоятельство, что книжка должна быть возвращена в том же состоянии, в каком была получена. Ознакомление После утверждения данного локального акта надлежащим образом и вступления его в силу, следует в обязательном порядке ознакомить с его содержанием следующих сотрудников предприятия:

  • Лицо, назначенное приказом руководителя ответственным за работу с трудовыми книжками}
  • Сотрудников, которые заявили о необходимости временно получить оригинал документа на руки для различных целей. Среди причин может быть названа, в том числе и предоставление в Пенсионный фонд РФ, при оформлении пенсии.

Дисциплинарная ответственность Для обеспечения выполнения норм указанной инструкции, целесообразно включить в подобную инструкцию и правила внутреннего распорядка, отдельные нормы, которые будут устанавливать дисциплинарную ответственность.

Порядок и процедура выдачи трудовой книжки при увольнении по тк рф

Нередко в данной ситуации сотрудники находят иной выход. Они заранее пишут заявление о выдаче трудовой книжки.
При увольнении в данном случае документ будет у сотрудника. Но ему все равно придется приходить к работодателю, чтобы тот внес все необходимые данные о периоде работы в компании.

Изредка начальник может согласиться и пойти на уступку — заранее внести всю информацию и выдать «трудовую» по заявлению перед отпуском. Но это не совсем законно. При удержании Как быть, если начальник не хочет отдавать документ? Задержка выдачи трудовой книжки при увольнении — это процесс, который встречается не так уж и часто.

Но он подразумевает некоторые особенности при выдаче.

Можно ли выдать трудовую книжку на руки сотруднику?

Если в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Только направив такое уведомление, работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.

В случае задержки выдачи трудовой книжки для работодателя могут наступить неблагоприятные последствия. Во-первых, работодатель может быть привлечен к административной ответственности в виде штрафа в размере от 30 000 до 50 000 руб.

Штраф для должностного лица, ответственного за выдачу трудовой книжки, составляет от 1000 до 5000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ). Во-вторых, если работодатель задерживает выдачу трудовой книжки, работник может потребовать возмещения материального ущерба (ст.
234 ТК РФ).

Если работодатель хочет документально зафиксировать этот факт, то оформляется акт приема-передачи. Трудовые книжки, неполученные работниками после увольнения, работодатель хранит у себя.

При этом он должен соблюдать правила, установленные законодательством в сфере архивного дела. Так, согласно Приказа Минкультуры ПФ от 25.08.2010г.

N 558, работодатель обязан хранить документы 75 лет. Подробно о том, как уволиться без отработки рассказано здесь. Ответственность работодателя за несвоевременный возврат трудовой книжки при увольнении Согласно ст.

234 ТК РФ, работодатель несет ответственность за задержку возврата выдачи трудовой при расторжении трудового договора.

Так, если книжка не была выдана в срок или в нее была внесена некорректная информация, работник имеет право получить компенсацию в размере утраченного заработка за период, когда он не имел возможности трудоустроиться.

Личные дела и трудовые книжки подчиненных, которые отказались забирать, должны храниться в архивах на протяжении 75 лет. Только после этого их можно утилизировать. Получается, что работодатель либо сохраняет документ до востребования (что случается крайне редко), либо 75 лет «трудовая» хранится в архиве компании, а затем уничтожается.

По «статье» или нет Все вышеперечисленные правила действуют на всех сотрудников. Независимо от причины увольнения, работодатель в обязательном порядке возвращает трудовую книжку подчиненному в день вступления приказа об отстранении кадра от должностных обязанностей.

При этом не играет роли, сам ли уволился сотрудник, или начальник оформил принудительный приказ. Самое главное, чтобы при увольнении кадр получил «трудовую» на руки и поставил соответствующую подпись в журнале учета трудовых книг.

При этом после получения трудовой книжки в отделении Пенсионного фонда РФ сотрудник должен максимум через три рабочих дня вернуть ее в организацию. Об этом сказано в статье 62 Трудового кодекса РФ. Порядок документального оформления выдачи работнику трудовой книжки на руки, для целей обязательного социального страхования и обеспечения действующим законодательством не определён.

При этом запись в книгу учёта движения трудовых книжек в подобном случае вносить не стоит, так как это не предусмотренная законом (Инструкция, утверждённая Постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69).

Поэтому, учитывая необходимость документального подтверждения правомерности выдачи работодателем трудовой книжки работнику на руки, следует получить от работника расписку в получении им трудовой книжки составленную в произвольной форме (см.

приложение к ответу ниже).
Но следует сразу обратить внимание и увольняющегося сотрудника, и работодателя: в трудовой книжке ни в коем случае не должно быть никаких отметок о ее выдаче на руки.

Если работодатель хочет себя обезопасить от претензий недобросовестных граждан, что трудовая не была выдана в срок (либо не была выдана вообще, а такие случаи также имеют место быть), при передаче можно составить расписку, которая при необходимости докажет факт получения лицом документа.

Расписка составляется в произвольной форме с указанием ФИО и данных паспорта (удостоверения личности) сотрудника, перечня полученных документов и даты. Получение по доверенности Распространенная практика получения документов – через доверенность.

Этот способ может быть актуален, если сотрудник по тем или иным причинам не хочет или не может появляться во владениях бывшего работодателя.

Источник: http://kodeks-alania.ru/otvetstvennost-za-vydachu-trudovuyu-knizhku-na-ruki-bez-uvolneniya/

Выдача трудовой книжки работнику

Порядок выдачи трудовой книжки на руки работнику

Своевременная выдача трудовой книжки работнику на руки является важным требованием, соблюдение которого актуально не только для ее владельца, но и для работодателя. Этот документ представляет собой своеобразный «паспорт», только удостоверяет он не личность владельца, а его трудовой стаж и стаж для пенсии.

Как и все другие личные документы, трудовая книжка работника имеет свои требования по  форме ведения, заполнения и хранения. На протяжении всего срока трудовой деятельности гражданина она хранится в отделе кадров предприятия или организации. На руки работнику трудовая книжка может быть выдана только в исключительных случаях. Обо всех этих случаях и пойдет разговор в предлагаемой статье.

Необходимость документа при оформлении пенсии

Трудовая книжка работнику выдается при прекращении работы по случаю выхода на пенсию. Это общий случай, как и при увольнении. Однако достаточно часто бывает, что гражданин оформляет пенсию по старости, а увольняться с места работы пока не собирается.

Пенсионный фонд в любом случае для оформления пенсии потребует предоставить оригинал трудовой книжки.

В таких случаях сотрудники кадровой службы истребуют от работника заявление на выдачу трудовой книжки, где в качестве уважительной причины получения на руки документа станет обращение в ПФР.

В соответствии с Трудовым кодексом РФ, это единственный случай, когда при продолжении работы в данной организации разрешается нарушать установленный порядок хранения рассматриваемого документа. После его получения на руки за сохранность трудовой книжки будет отвечать ее владелец.

Выдача копии трудовой книжки

Законодателем предусмотрена обязанность выдавать копии необходимых документов по требованию работников (статья 62 ТК РФ). Согласно указанной норме, если работник обратился с письменным заявлением о выдаче копии документа, работодатель должен в течение трех дней выдать ему должным образом заверенную копию трудовой книжки или выписку из нее. Указанные копии документов выдаются бесплатно.

Исключительные случаи выдачи трудовой книжки

Если у работника есть неиспользованные за время работы очередные отпуска, то он имеет право в заявлении на увольнение просить об их предоставлении.

В таком случае днем увольнения считается заключительный день отпуска работника, а значит, трудовую книжку он должен получить перед уходом в отпуск. Поэтому отдел кадров выдает на руки работнику трудовую книжку только при получении от него соответствующей расписки.

Эта расписка вносится в книгу учета движения трудовых книжек работников предприятия, а также о ней делается отметка в личной карточке работника.

Иногда бывают случаи, когда в день увольнения работник по уважительным причинам отсутствует на работе или не хочет получать трудовую книжку.

Тогда работодателем заказным письмом направляется работнику уведомление, предлагающее явиться за трудовой книжкой либо дать письменное согласие отправить ее почтой.

В такой ситуации работодатель снимает с себя ответственность за невыдачу трудовой книжки уволенному работнику со дня отправки уведомления.

Таким образом, случаи, когда производится выдача трудовой книжки работнику на руки, связаны с подготовкой заявления работодателю и регламентируются Трудовым кодексом РФ.

Источник: https://iskiplus.ru/vydacha-trudovoj-knizhki-rabotniku/

Порядок предоставления копии трудовой книжки сотруднику компании

Порядок выдачи трудовой книжки на руки работнику

Согласно статье 62 Трудового кодекса РФ, выдача копии трудовой книги должна осуществляться работодателем по первому требованию работника.

Заявление, причем только письменное

Согласно трудовому законодательству РФ, выдача документа осуществляется на основании обращения работника к руководителю организации с письменным заявлением на выдачу копии трудовой книжки.

В нем указывается, для чего нужна работнику копия документа и куда она должна быть представлена, ставится дата, расписывается заявитель.

В законодательстве четко не оговаривается форма письменного запроса о выдаче дубликата трудовой книжки. На многих предприятиях кадровые службы разрабатывают бланк и порядок подачи запроса самостоятельно.

Если единой формы такого обращения в организации нет, то оно составляется произвольно. Вот пример:

⇓Скачать образец заявления

Потом работник отдела кадров тоже ставит дату получения и роспись. Это делается с целью соблюдения законодательного требования об указанном сроке выдачи документа.

Затем руководителем подписывается приказ о выдаче копии, основываясь на причинах запроса. Заверенная копия приказа вручается заявителю после его регистрации.

Ответственность за своевременное и качественное исполнение этого приказа обычно возлагается на работника отдела кадров или бухгалтерии.

После получения заявления от сотрудника работодатель должен удовлетворить его просьбу в течение трех дней. Это регламентируется нормативно.

«Копия верна»

Копию можно выполнить на ксероксе, также разрешается отсканировать, а потом распечатать или просто напечатать на компьютере вручную, но в таком размере, в каком оригинал.

Трудовая книжка может копироваться полностью или частично (лишь затребованные листы). Но в том и в другом случае обязательно наличие копии титульной странички. А также обязательно нужно указывать, где хранится подлинник (название фирмы, номер дела, дату).

На всех скопированных листах ставится отметка «Копия верна». А на последней страничке работодатель делает запись о том, что сотрудник в настоящее время работает в данной организации.

Листы нумеруются, прошиваются, на месте прошивки ставиться печать, подпись ответственного лица, указывается количество страниц. Затем на каждой странице руководитель организации ставит свою подпись, ее расшифровку (имя, фамилию, отчество), пост, который он занимает в компании. Печать ставится так, чтобы она частично охватывала текст, но позволяла его прочитать.

В зависимости от места требования, дубликат трудовой может иметь разные периоды действия:

  • для визы — три месяца со дня выдачи;
  • ПФР, органы соцзащиты, банки – один месяц.

Однако ряд финансовых организаций ограничивают этот срок до 14, или до 3–5 дней.

Оформленный нотариально, документ не имеет ограничительного периода — если после ее выдачи в оригинале не появились новые записи о работе гражданина.

В любом случае, чтобы избежать излишних трат времени и финансов, необходимо уточнять в организации, требующей предоставления копии, каким образом она должна быть оформлена, и каков период ее действия.

Дайте трудовую книжку!

Трудовая книжка может пригодиться работнику в следующих случаях:

  • если работник обратился в банк за кредитом;
  • при подаче прошения на получение загранпаспорта, визы;
  • при оформлении ипотеки на покупку жилья, пособий на услуги по ЖКХ;
  • при усыновлении ребенка;
  • в ПФР: при оформлении пенсии необходимы сведения о периодах работы клиента. Требовать оригинал документа работники фонда не имеют права – достаточно принести копию, оформленную должным образом;
  • при гражданских и судебных разбирательствах;
  • для восстановления утерянного оригинала;
  • при оформлении на работу по совместительству;
  • для составления резюме при поиске новой работы;
  • при прочих юридических и финансовых процедурах, требующих подтверждения стажа работника и состояния трудовой деятельности.

Сама трудовая книжка становится доступной для работника только в случае его увольнения. До этого она должна находиться в отделе кадров учреждения.

Работодатель же обязан выдать сотруднику заверенный директором организации дубликат трудовой книжки в трехдневный срок с момента запроса (подачи заявления).

Как правильно заверить копию трудовой книжки

Чтобы уменьшить вероятность подделки ксерокопии трудовой книги для банка, разработаны правила ее заверения.

Обязательно соблюдение следующих моментов:

  • трудовая книжка копируется начиная с первой страницы (титул), где записаны Ф. И. О владельца, дата его рождения, число заведения, подпись работника;
  • на последнем листе обозначается текущее место трудоустройства (должность, дата, когда человек на нее заступил);
  • на всех страницах обязательна печать компании и запись: «Верно»;
  • на последнем листе указывается Ф. И. О, подпись, должность сотрудника, от кого получена эта копия запрашиваемой трудовой книжки;
  • ставится дата заверения, от которой в дальнейшем ведется расчет срока.

Источник: https://creditometr.online/documents/kopiya-trudovoy-knizhki

Порядок выдачи трудовой книжки на руки работнику, который продолжает работать

Порядок выдачи трудовой книжки на руки работнику

Крайне редкое обращение о выдаче трудовой книжки на руки работнику, продолжающему работать, много лет вызывало оторопь тружеников кадрового сектора. На такую просьбу трудно ответить отказом. Но до 2015 года приходилось. Конечно, не все предприниматели и ответственный персонал шёл на поводу недописанных инструкций.

Сотрудники не оставались неуслышанными, и трудовая книжка им выдавалась в большинстве случаев. Роль человеческого фактора при этом принимала серьёзные и ненужные обороты. Хотя это и не было нарушением Закона. Прямого запрета выдать трудовую книжку работнику не было никогда. Но и не была предусмотрена необходимая в подобных случаях процедура.

  Вообще, ничего ни в каких нормативных документах о такой простой жизненной ситуации законодатели долгое время не упоминали.

Возможные причины необходимости иметь несколько дней на руках трудовую книжку

Лишь с 1 января 2015 года всё начало проясняться. Поправки в необходимые правила и кодексы были внесены.

И выдача на руки трудовой стала возможна, согласно главному государственному документу о труде. Теперь смело можно принимать заявление сотрудника и выдать на руки оригинал трудовой книжки.

Условие выдачи только одно. Срок. Трудовая книжка выдаётся на время, заранее оговорённое.

Необходимость забрать трудовую книжку, не будучи при этом уволенным, возникает, прямо скажем, не часто. Возможных вариантов здесь немного:

  • приближающееся время назначения пенсии;
  • переговоры с другим работодателем о смене работы или о работе по совместительству;
  • для снятия нотариально заверенной копии трудовой книжки.

В первых двух случаях, казалось бы, достаточно взять заверенную копию трудовой. Но на практике оказывается не всегда достаточно. В Пенсионном фонде указания тоже противоречивы. В одном регламенте при рассмотрении назначения пенсии требуются исключительно оригиналы документов.

Значит, трудовая книжка должна быть представлена оригиналом. По другим правилам, именно трудовая книжка исключена из перечня оригиналов документов, необходимых для предоставления в Пенсионный фонд. Любой чиновник предпочтёт перестраховаться.

Поэтому работающему претенденту на государственный пенсион лучше  получить оригинал свидетельства своей трудовой биографии.

Поиск другой работы в нормальном режиме лучше проводить, пока человек продолжает работать. Встречаются ещё коммерсанты, для которых профессиональный опыт претендента на вакантную должность важен.

Они могли бы удовольствоваться и заверенной копией. Но не всегда довольствуются.

При устройстве на работу по совместительству трудовая книжка остаётся на хранении с другими документами на основном месте работы.

Обязательное указание причины для выдачи ТК не прописано. Получается, что не запрещено. Поэтому задумываться о том, можно ли выдать книжку для предоставления в другое место, не стоит. Хотя раздаётся много советов выдавать книжку исключительно для предоставления в Пенсионный фонд.

Нотариально заверенные копии трудовых книжек нужны для получения лицензий, сертификатов на ведение профессиональной деятельности. Обычно это касается главных бухгалтеров, аудиторов, юристов, директоров предприятий.

Механизм выдачи трудовой книжки на несколько дней

С 2019 года работают уточнения для хранения кадровых документов.

Если раньше руководитель организации отвечал за сохранность личных документов в течение всего времени работы сотрудника, то отныне, при наличии письменно оформленной и одобренной заявки на выдачу ТК, вся ответственность за сохранность во время отсутствия её на рабочем месте перекладывается на владельца.

Другими словами, кто расписался за хранение, тот и в ответе за сохранность. Для этого надо организовать место для подписи. В стандартном бланке такой графы нет. Многими рекомендуется просто внести самим дополнительную графу.

Это удобно, если предполагать, что один сотрудник за всё время работы на конкретном предприятии один раз обратится с таким заявлением. Многократные обращения, однако, тоже не запрещены. Поэтому для универсального применения лучше придумать отдельный регистр, используемый исключительно для выдачи трудовых книжек на время.

Для рассмотрения такого заявления законодатель отвёл работникам кадровых отделов только 3 дня. Или целых 3 дня. Поэтому работник, которому срочно понадобилась оригинальная его книжка трудовая, должен это учитывать. Само заявление пишется в свободной форме на имя руководителя предприятия.

Важно! В заявлении обязательно указывается срок возврата трудовой книжки.

В противном случае заявление просто не будет рассмотрено. А вот указание причины, по которой понадобилась книжка, не обязательно.

Всему этому: написанию заявления, дальнейшему его рассмотрению, утверждению и, в конце концов, выдаче предшествует создание специального регламента на данном конкретном предприятии.

Законодатель поручил это дирекции работающей структуры. Это обязательно.

На каждом предприятии должны быть прописаны и утверждены директором процедуры, сопровождающие выдачу трудовой книжки на определённое время на руки работнику, продолжающему работать в этой организации.

При обсуждении вопроса выдачи трудовой книжки на время в кругу заинтересованных лиц, некоторые предлагают внести в специальную инструкцию «по выдаче книжек на время» пункт об обязательном возврате документа в том виде, в котором был получен. Но что делать, если вид, по каким – то, даже неуважительным, причинам изменился, не поясняют.

В случае, если ещё не вышедший на пенсию, но уже побывавший в Пенсионном фонде дедушка захочет похвастаться перед внуком своей трудовой доблестью и при этом они нечаянно разольют какой-нибудь напиток на документ (а попадёт жидкость непременно на книжку), то сама трудовая книжка не становится при этом недействительной, но вид её изменится.

Лишние пункты инструкций работу, на самом деле, не упрощают, а усложняют. Безусловно, вносить какие – то изменения, дополнения категорически нельзя.

Даже если человек работает по совместительству в другом месте и пожелает сделать об этом отметку, то такую запись можно сделать только на основном месте работы при предъявлении документа, подтверждающего работу по совместительству в другом месте.

Многие представители кадровых служб для ускорения процесса с написанием такого вида заявлений разрабатывают специальные бланки, которые работнику остаётся только подписать. С указанием, конечно, необходимых данных. Перечень этих данных также прописывается в инструкции, утверждённой руководителем предприятия.

Источник: https://KadrovyhDel.ru/trudovaya/knizhka-vydacha-na-ruki-rabotniku-prodolzhayushhemu-rabotat.html

Выдача трудовых книжек на руки с 2015 года

Порядок выдачи трудовой книжки на руки работнику

Особой строгостью всегда отличалось заполнение, хранение и выдача трудовых книжек на руки. И это не удивительно, ведь трудовая книжка – документ, который подтверждает трудовую деятельность и стаж человека. А восстановить, в случае утери, книжку очень проблематично, хотя и возможно.

Ранее трудовая книжка работника могла быть выдана ему на руки только в двух случаях – это день увольнения и день выхода на пенсию. А чтобы предъявить сведения из трудовой книжки, всегда можно было взять ее заверенную копию в отделе кадров.

С 2015 же года произойдут радикальные изменения и появятся новые основания, когда могут выдать оригинал трудовой книжки на руки. Поправки внес ФЗ № 216-ФЗ от 21.07.2014г.

Хранение трудовой книжки – что было раньше

Правила хранения и оформления трудовых документов утверждены Трудовым кодексом и иными нормативно-правовыми актами. Согласно положениям, в оригинале трудовая книжка работника могла быть ему выдана работодателем на руки лишь в день своего увольнения.

При наличии соответствующего заявления увольняющийся человек может также получить вместе с трудовой книжкой оригиналы и копии определенных документов. Например, распоряжение о приеме на работу, справку о заработной плате, приказ об увольнении и прочие.

Во время же работы человека на предприятии оригинал трудового документа должен находиться на хранении у работодателя.

Поскольку выдача трудовых книжек на руки была под запретом, ответственное лицо – работник кадровой службы или директор предприятия – при необходимости, например, подачи документа в Пенсионный фонд для оформления пенсионного пособия должно было выдать на руки сотруднику заверенную ксерокопию книжки или выписку из нее. Данное положение четко прописано в статье 62 Трудового кодекса.

Особый случай, когда можно выдать трудовую книжку на руки, расписан в Трудовом кодексе. Речь идет о ситуации, когда человек перед увольнением уходит в отпуск. В таком случае последний день отпуска и будет считаться датой увольнения с работы.

Поэтому в последний рабочий день (перед отпуском соответственно) человек имеет право получить свои документы. И в этой ситуации, когда заранее получена трудовая книжка на руки, необходима расписка с работника о ее получении. Кадровик, в свою очередь, в обязательном порядке сведения об этом вносит в книгу по учету движения трудовых книг.

Если трудовая книжка утеряна или испорчена

За хранение трудовой книжки, как мы уже написали, обычно ответственное лицо – кадровик. И если с документом, выданным на руки незаконно, что-то произойдет, то ответственность за произошедшее будет лежать именно на работнике кадровой службы.

Допустим, трудовую книжку на руки получил сотрудник, и далее она была, например, утеряна или в ней испорчен бланк. То кадровику придется оформлять дубликат документа. Для этого необходимо будет собрать выписки с предшествующих мест работы данного сотрудника. И кроме того при проверке, если будет выявлен факт несоблюдения правил сохранности документов, это повлечет за собой штрафные санкции:

  • для ответственного должностного лица – от 1 000 до 5 000 руб.;
  • для предприятия в пределе – от 30 000 до 50 000 руб.

Риск, который может за собой повлечь выдача трудовых книжек на руки, несоизмерим с желанием просто пойти на уступки человеку, поэтому предусмотрительнее будет оригинал трудовой книжки на руки не выдавать, а оставить на предприятии.

Хранение трудовых книжек – что меняется с 2015 года

С 2015 года в силу вступают поправки к Трудовому кодексу и иным нормативным актам, внес которые ФЗ № 216-ФЗ от 21.07.2014г. Изменения дают право работникам кадровой службы на ограниченный срок выдать трудовую книжку на руки работникам, не нарушая при этом закон.

Нововведения, вступающие в силу в этом году, значительно уменьшают риск лиц, которые несут ответственность за выдачу и хранение документа о трудовой деятельности.

Теперь работник кадровой службы вправе отдать оригинал трудовой книжки на руки, имея в основании законный акт, и не бояться последствий этого.

Исходя из этого, можно утверждать, что цель данного нововведения – защита прав как работника, так и работодателя.

С 1 января текущего года законными становятся изменения статьи 62 Трудового кодекса. У работника появилось право, чтобы его трудовая книжка в 2015 году была получена на руки под его ответственность и на строго определенный срок.

На кадровиков же возложена ответственность доведения до сведений сотрудников, как происходит данная процедура. Законным основанием для выдачи книжки сотруднику и стал ФЗ № 216.

Теперь человек имеет право предоставить в Пенсионный фонд или другой государственный орган социального обеспечения оригинал требующегося документа.

Порядок выдачи трудовой книжки на руки с 2015 года

Трудовая книжка в 2015 году может быть выдана работнику, если тот напишет письменное заявление для целей социального страхования. В период трех дней с момента подачи заявления документ будет выдан на руки.

Также три дня дается сотруднику на возвращение документа работодателю после того, как орган социального обеспечения вернет книжку человеку. Скорее всего, такая схема будет касаться только специальных случаев, например, оформление пенсионного обеспечения.

В других случаях будет действовать прежняя схема – выдаваться копия трудовой книжки или заверенная выписка из нее.

В связи со вступлением в силу закона, разрешающего выдачу книжек работникам, поменяются и некоторые акты законодательства, направленные на хранение, выдачу кадровых документов и т. п.

О том, как изменится ответственность за несвоевременную выдачу книжки согласно прошению работника или за нарушение сроков возврата документа работодателю, скорее всего, будет известно позже, пока подробной информации нет.

См. также:

Источник: http://www.reghelp.ru/trudovaya_knijka_na_ruki.shtml

Основание для выдачи трудовой книжки на руки

Порядок выдачи трудовой книжки на руки работнику

Назначение трудовой Значение правильно заполненной трудовой книжки, в которой указаны основные данные о местах трудоустройства человека, его образовании, навыках и опыте, довольно велико.

Этот документ не только является доказательством наличия достаточного трудового стажа, что важно при оформлении пенсионного удостоверения, но и выступает красноречивой иллюстрацией трудовых достижений человека. Это признают и часто используют руководители многих предприятий при проведении собеседования.

Наряду с резюме, они могут попросить соискателей предоставить копии и выписки из трудовых книжек. Эти данные говорят сами за себя и лучше любых слов иллюстрируют пригодность человека для замещения конкретной должности.

Трудовые книжки: правила выдачи трудовой книжки, проблемные и спорные ситуации

В Российской Федерации Конституцией гарантировано право каждого гражданина на свободный труд. Это право реализуется через добровольное заключение трудового договора между работодателем и гражданином при приеме на работу.

Документом, подтверждающим пребывание гражданина в определенных отношениях с юридическим лицом или частным предпринимателем, является правильно оформленная трудовая книжка.

Внимание Этот документ представляет собой своеобразный паспорт, в котором фиксируются смены места работы и периоды занятости. Эти сведения подтверждают трудовой стаж любого гражданина, полученный в течение жизни.

Вопросы ведения, хранения и выдачи трудовых книжек строго регламентируются специальным Положением.
В течение пребывания в штате предприятия или у частного предпринимателя этот важный документ хранится в отделе кадров или непосредственно у ЧП.

Выдача трудовой книжки на руки работнику

Согласно трудовому законодательству РФ, выдача документа осуществляется на основании обращения работника к руководителю организации с письменным заявлением на выдачу копии трудовой книжки.

В нем указывается, для чего нужна работнику копия документа и куда она должна быть представлена, ставится дата, расписывается заявитель. Примеры Предварительный просмотрСкачать образец (docx, 18 кб) 2 Потом работник отдела кадров тоже ставит дату получения и роспись.


Это делается с целью соблюдения законодательного требования об указанном сроке выдачи документа. Затем руководителем подписывается приказ о выдаче копии, основываясь на причинах запроса. Заверенная копия приказа вручается заявителю после его регистрации.

Ответственность за своевременное и качественное исполнение этого приказа обычно возлагается на работника отдела кадров или бухгалтерии.

Выдача трудовой книжки работнику на руки

Как гласит Трудовой кодекс, человек имеет право на официальное трудоустройство по достижении 14-летнего возраста. Конечно, для таких сотрудников действуют льготные условия, касающиеся продолжительности рабочего дня и нагрузки.

Кроме того, работодатель не может принять на работу подростка без письменного согласия его родителей или опекуна.
Как уже было указано выше, для заполнения чистой трудовой требуются основные документы работника (паспорт, данные об образовании и квалификации).

Это необходимо для того, чтобы графы титульной страницы были заполнены верно и максимально полно, без грамматических ошибок в именах собственных.

Если же сотрудник поступает на предприятие и приносит заполненную трудовую, работник отдела кадров действует на основании приказов, изданных руководителем (о приеме на работу, переводе, поощрении или увольнении).

Выдача трудовой книжки работнику

Грамматический аспект Исходя из норм и правил, которые диктует законодательство, нумеровать и датировать записи в трудовой книжке следует только арабскими цифрами.

Когда говорят о нумерации, имеется в виду, что первой записью считается та, которая была сделана раньше всех остальных. Когда работник увольняется и передает свой документ на следующее предприятие, сотрудник отдела кадров продолжает нумеровать записи, а не начинает с первого номера.

Сокращения слов и терминов не допускают, исключением могут быть только общепринятые аббревиатуры. Порядок исправления ошибок, допущенных при внесении записей Когда документы заполняются людьми, есть риск возникновения грамматических или смысловых ошибок.

Причиной может быть использование недостоверных источников (устаревших данных или неполных сведений), а также различные опечатки и механические описки.

Трудовая книжка: как получить? правила выдачи и хранения трудовых книжек

Действуя подобным образом, лицо, назначенное ответственным за сохранность трудовых книг, обезопасит себя от ответственности при возможной утере данного документа. В соответствии с письмом Роструда от 18.03.

2008 N 656-6-0 ответственность за сохранность трудовой книжки работника в любом случае несет специально уполномоченное лицо работодателя.

Таким образом, учитывая приведенные выше разъяснения, даже в случаях, когда трудовая книжка выдается работнику на руки под расписку и на короткий срок, ответственность за ее сохранность несёт должностное лицо.

Нотариальное заверение В случае возникновения обоснованной необходимости, сотрудник кадровой службы предприятия может самостоятельно обратится к нотариусу для того, что бы он заверил копии необходимых документов.

Порядок предоставления копии трудовой книжки сотруднику компании

Например, дисциплинарное взыскание может быть предусмотрено в случае нарушения требований локальных нормативных актов, в том числе актов, о порядке выдачи трудовых книг на кратковременный период.

Подобным образом также можно предусмотреть ответственность за несвоевременное возвращение или возвращение в ненадлежащем состоянии книжки, которая временно была выдана на руки работнику, и испорчена по его вине.

Образец заявления и расписки Выдаче оригинала, в обязательном порядке должна предшествовать подача заявления на имя руководителя.

Например: Заявление № Прошу Вас выдать мне трудовую книжку (подлинник, оригинал) для предоставления в … . Должность, ФИО. } Трудовая книжка мною получена (дата). Обязуюсь вернуть трудовую книжку по окончании ….
ФИО Дата В случае положительного рассмотрения вопроса о выдаче, также должна быть оформлена соответствующая расписка.

Например: Расписка Трудовая книжка № Вкладыш № получен(-ны) на руки « » 20 года. Срок возврата . (дата) подпись Договоренность с органами Пенсионного фонда РФ Некоторые практики рекомендуют согласовать с органами Пенсионного фонда РФ возможность предоставления оригиналов документов по письменному запросу Пенсионного фонда РФ в адрес предприятия.

После обоюдного согласования порядка предоставления и возвращения трудовых книг, основанием для их выдачи сотруднику организации может быть соответствующий запрос органов Пенсионного фонда РФ.

Персональную дисциплинарную ответственность за обеспечение сохранности трудовой книжки с момента получения на руки и до момента ее возвращения в кадровую службу, должен нести её владелец.

Не лишним будет внесение указания на то обстоятельство, что книжка должна быть возвращена в том же состоянии, в каком была получена. Ознакомление После утверждения данного локального акта надлежащим образом и вступления его в силу, следует в обязательном порядке ознакомить с его содержанием следующих сотрудников предприятия:

  • Лицо, назначенное приказом руководителя ответственным за работу с трудовыми книжками}
  • Сотрудников, которые заявили о необходимости временно получить оригинал документа на руки для различных целей. Среди причин может быть названа, в том числе и предоставление в Пенсионный фонд РФ, при оформлении пенсии.

Дисциплинарная ответственность Для обеспечения выполнения норм указанной инструкции, целесообразно включить в подобную инструкцию и правила внутреннего распорядка, отдельные нормы, которые будут устанавливать дисциплинарную ответственность.
Важно После его получения на руки за сохранность трудовой книжки будет отвечать ее владелец.

Выдача копии трудовой книжки Законодателем предусмотрена обязанность выдавать копии необходимых документов по требованию работников (статья 62 ТК РФ).

Согласно указанной норме, если работник обратился с письменным заявлением о выдаче копии документа, работодатель должен в течение трех дней выдать ему должным образом заверенную копию трудовой книжки или выписку из нее.
Указанные копии документов выдаются бесплатно.

Исключительные случаи выдачи трудовой книжки Если у работника есть неиспользованные за время работы очередные отпуска, то он имеет право в заявлении на увольнение просить об их предоставлении. В таком случае днем увольнения считается заключительный день отпуска работника, а значит, трудовую книжку он должен получить перед уходом в отпуск.

Источник: http://pbcns.ru/osnovanie-dlya-vydachi-trudovoj-knizhki-na-ruki/

Вопрос по праву
Добавить комментарий