Папка накладные входящие или полученные

Создаем журналы регистрации документов, или Забыть нельзя регистриро

Папка накладные входящие или полученные

– Минуточку, Иван Сергеевич!– Что такое?– Пока не произведем опись всех документов, о душе и речи быть не может.– Ну и бюрократ же ты, Вертер! […]– Но если мы допустим беспорядок в документации, потомки нам этого не простят. […] Вот, недавно, Иванов А.В. привез гадину из мезозойской эры. И мы записали, что это – птеродактиль. А вышло, что это был птерозавр! Пришлось переписывать целую страницу!– Это ужасно, Вертер. Ужасно…К/ф « Гостья из будущего»

Наверное, все помнят педантичного робота Вертера, смотрителя Института Времени из любимого многими фильма «Гостья из будущего».

И наверняка многие улыбались, когда этот обаятельный киногерой регистрировал принесенные артефакты и вел с прибывающими учеными забавный диалог про «гадину из мезозойской эры»! А ведь еще в детстве этим примером нам указывали, насколько важны аккуратность и порядок в регистрации входящей документации.

Да, Иван Сергеевич, как истинный ученый, с некоторой пренебрежительностью отнесся к утомительной процедуре регистрации, назвав Вертера бюрократом. Но мы-то с вами теперь точно знаем, что Иван Сергеевич, мягко говоря, ошибался!

Думаю, всем секретарям и делопроизводителям, начинающим работу с нуля, знакомо это чувство смятения и растерянности.

Идет непрерывный поток разнообразных документов: что из этого потока регистрировать? что не регистрировать? если регистрировать, то как? какие документы и каким образом хранить? кому рассылать? И тому подобные «страшные ужасы»! На первых порах новичка может охватить настоящая паника, особенно если нет ни инструкции по делопроизводству, ни сколько-нибудь налаженной схемы документооборота.

«Спокойствие, только спокойствие!» – как сказал бы Карлсон, мужчина «в самом расцвете сил». Мы поможем вам разобраться с регистрацией[1]: какие журналы заводить, что в них писать, кому что выдавать и т.д.

Я постараюсь дать универсальные рекомендации, следуя которым вы сможете не только самостоятельно выстроить основу документооборота организации, не наплодив сколь-нибудь страшных ошибок, но и развить его, модифицировать и усовершенствовать, приспособив под нужды и особенности конкретной организации.

Рекомендации, которые я дам в этой статье, основаны на личном опыте и обкатаны в течение нескольких лет работы в канцелярии.

Пожалуй, приступим

Итак, нам потребуется:

  1. компьютер, оснащенный пакетом программ MS Office (в частности, MS Excel);
  2. сканер;
  3. принтер;
  4. корпоративная электронная почта (если ее нет, то бумага А4 в несколько повышенном количестве для ксерокопий);
  5. штамп «Вход. №_______, «____» ___________20___г.». Он может быть куплен как готовым, так и самонаборным. Если нет штампа – не беда! Напишете необходимые отметки от руки.

Наверное, я огорчу некоторых из вас, сказав, что для правильно организованного документооборота нужно регистрировать практически все документы, проходящие через секретаря (канцелярию), потому что в большинстве организаций принято, чтобы всякое движение документов осуществлялось именно через секретаря или канцелярию.

Далее разобьем весь поток документов на несколько больших групп:

  1. внутренние документы, создаваемые и перемещающиеся только внутри вашей организации (служебные и докладные записки, протоколы и т.д.);
  2. договоры и связанные с ними документы (приложения, спецификации, дополнительные соглашения, протоколы разногласий и согласования разногласий, соглашения о расторжении и др.);
  3. входящие документы, поступающие извне: по почте, по факсу, по электронной почте, с курьером, привозимые работниками из командировок и т.д.;
  4. исходящие официальные письма;
  5. документы, отправляемые из вашей организации.

Остановимся подробнее на каждой из групп документов.

Внутренние документы

Их нужно обязательно регистрировать и систематизировать. Обычно требуется четыре реестра регистрации:

Помните, что распоряжения может издавать не только директор, но в пределах своей компетенции и иные руководители отделов и служб, директоры по направлениям и прочие ответственные лица, за кем данная функция закреплена распорядительными документами (приказом) или учредительными документами (уставом организации).

Для распоряжений каждая из служб или отделов должна вести отдельный реестр (в Примере 2 они выполнены в виде отдельных вложенных листов; их можно увидеть, посмотрев в нижний левый край документа) и использовать буквенную индексацию (например, распоряжения по отделу логистики могут иметь буквенный индекс ОЛ (Пример 3), распоряжения по бухгалтерии – буквенный индекс ГБ (Пример 4)).

Распоряжения по всей компании в целом могут регистрироваться без буквенного индекса.

  • Реестр служебных, пояснительных и докладных записок. Общий вид и вариант заполнения представлены в Примере 5. 

Пояснения по столбцам:

«П/н» – порядковый номер.

«Дата» – дата документа.

«№ записки» – номер документа.

«Кому адресована/отослана» – перечень должностей и Ф.И.О. лиц, которым адресован и отослан данный документ.

«» – краткое содержание документа.

«ГИД» – должность и Ф.И.О. главного исполнителя документа.

«Примечание» – примечания и служебные отметки.

Порядок регистрации, рассылки и хранения документов, относящихся к данной группе, можно представить в виде схемы:

  • Реестр протоколов совещаний. Общий вид и вариант заполнения представлены в Примере 7. Регистрация и рассылка протоколов исполнителям осуществляется по вышеприведенной схеме.

Если в вашей организации есть другие виды документов, требующих регистрации, то создать реестр по вышеприведенным образцам вам не составит труда.

Наш совет. Стремитесь к разумной унификации реестров. Если можно какие-то виды документов объединить и регистрировать в общем для них реестре – делайте один общий журнал подобно реестру служебных, пояснительных и докладных записок, в который заносятся незначительно отличающиеся друг от друга виды внутренних документов.

Договоры

Общий вид и варианты заполнения представлены в Примерах 8–10. Останавливаться на нем не будем, т.к. в мартовском номере[3] я подробно описывала, как создать и вести этот реестр.

Входящие документы

Оптимальнее всего будет регистрировать их в едином реестре входящей корреспонденции. Конечно, никто не запрещает вам создать отдельные реестры для документов, поступающих по факсу, по электронной почте и т.д.

, но этим вы создадите себе лишние хлопоты, а возможно, и неприятности: например, на запрос руководителя «подобрать все полученные документы от ООО „Эдельвейс“» вы забудете просмотреть пару регистрационных журналов или, открывая большое количество разнообразных реестров и соединяя полученные путем наложения фильтров данные в единый документ, сильно затянете сроки выполнения данного вам поручения.

Итак, реестр регистрации входящей корреспонденции в наиболее общем виде должен выглядеть так, как представлено в Примере 11.

Пояснения по столбцам:

«№ п/п» – номер по порядку (не путать с регистрационным номером!).

«Дата регистрации» – официальная дата регистрации.

Здесь нужно дать некоторые пояснения.

Внимание! Я буду «учить вас плохому»: вы, вероятно, уже читали в книгах по делопроизводству, что поступившая корреспонденция должна регистрироваться в день ее получения. На самом деле «день получения» – это понятие несколько размытое.

Так, у простых почтовых писем, получаемых через «Почту России», фактическую дату получения отследить практически невозможно: на конверте присутствует только оттиск почтового календарного штемпеля с датой поступления письма в ваше отделение связи. За получение простого письма на почте расписываться не нужно.

Отсюда следует, что зарегистрировать такое письмо можно и «завтра», а в зависимости от его содержания – и вовсе «потерять».

Сложнее обстоит дело с письмами, за получение которых вы где-либо расписываетесь.

В этом случае дата, проставленная в соответствующей графе с подписью, должна соответствовать той дате, которую вы ставите на извещении о получении заказного или ценного письма, дате, которую вы поставили на уведомлении о вручении, если таковое было, дате, которую вы проставили рядом со своей росписью в доставочном листе, спешно привезенном курьером, и т.д.

«Регистрационный номер» – номер, присваиваемый данному пакету документов и проставляемый с помощью штампа «Вх. №» или от руки в правом нижнем углу каждого одностраничного документа и на первой странице многостраничного, если иное не предусмотрено инструкцией по делопроизводству организации.

Номер может быть как числовым, так и буквенно-числовым (это предпочтительнее, т.к. я рекомендую разбить входящие на следующие подгруппы и ввести для каждой буквенный индекс: Ф – факс, ЭП – электронная почта).

Без индекса следует регистрировать бумажные документы, полученные иными путями (например, доставленные работником организации и сданные на регистрацию по возвращении его из командировки; доставленные гостями, посетившими вашу организацию с деловым визитом и т.д.).

Буквенный индекс может быть абсолютно любым, в зависимости от ваших насущных потребностей, например, ЗП – заказное письмо, ЦП – ценное письмо и т.д. Но не очень увлекайтесь, а то сами запутаетесь.

Обратите внимание! Все поступившие к вам документы должны иметь регистрационные номера, а вот проставлять их с помощью штампа или от руки нужно не везде. Обычно перечень таких документов уточняется в беседе с руководителем компании или/и с руководителями соответствующих служб и подразделений. Например, штамп «Вх. №» можно не проставлять на следующих документах:

  • первичные бухгалтерские документы (товарные накладные, счета-фактуры, акты выполненных работ и т.д.);
  • документы, полученные из различных судебных инстанций (в этом случае, как вариант, надпись «Вх. №» может проставляться карандашом или на обороте документа);
  • международные товарные накладные CMR.

Не вся поступающая корреспонденция подлежит обязательной регистрации.

Как правило, не вносятся в реестр регистрации входящих документов поступающие рекламные и поздравительные материалы (открытки, проспекты, брошюры, буклеты), а также документы, поступающие по электронной почте, но не имеющие признаков оригинала (таких как исходящий номер, дата, должность и Ф.И.О. ответственного лица, подпись, печать) и выполненные не на бланке организации.

На первых порах рекомендую заносить в реестр все поступающие документы, даже если они носят рекламно-информационный характер и не имеют признаков, присущих деловой бумаге, т.к. практика показывает, что неопытный работник, ведущий регистрацию, по первости не всегда может верно оценить характер и важность полученных документов (см. эпиграф к статье).

Наш совет. Не выбрасывайте вскрытые конверты. Причем даже если вы не проставили на документах номер (из вышеприведенных мною или других подобных соображений), то на конверте его нужно проставить обязательно. После чего конверт прикрепляют (степлером или скрепкой) к документам, которые в нем пришли.

Входящий регистрационный номер нужно обязательно проставлять на вашем экземпляре накладной экспресс-оператора. Если в момент доставки вы видите, что экземпляр накладной один и курьер явно намерен его забрать себе, то не поленитесь и сделайте ксерокопию. Советуем сохранять эти накладные в отдельной папке. Рано или поздно эта папка вам может очень пригодиться.

«Организация-отправитель» – наименование организации или физического лица контрагента, указанное на почтовом конверте. Это очень важное уточнение, особенно если вы работаете с контрагентами, имеющими многочисленные филиалы в разных городах, т.к. иногда очень важно знать, от кого фактически поступил пакет.

«Адрес отправителя (фактический)» – списывается с конверта.

«» – самая важная графа. Сюда аккуратно вписываем все, что пришло в этом пакете, а именно исходящие номера, даты и названия присланных документов. Если присланы копии каких-либо документов, то в скобках указываем «копия»; если эти документы являются заверенными копиями, то пишем «заверенная копия».

Источник: https://www.profiz.ru/sr/7_2015/registracia/

Папка накладные входящие или полученные

Папка накладные входящие или полученные
Чувство Меры Просветленный (21675), закрыт 6 лет назад 1. Папка расход или папка приход. накладная сколота со своей счет фактурой 2.

Папка счф выданная отдельно, папка накладные отдельно и тп Как правильно и как удобнее.

Елена Гусева Мастер (1414) 6 лет назад При большом документообороте разумнее, как мне кажется, хранить таким образом: 1.

Реализация — товарные накладные отдельно, за каждый месяц реестр 2.

Счета-фактуры — журнал выданных счетов-фактур — книга продаж. 3. Поступление — товарные накладные — реестр 4. Счета-фактуры входящие — журнал счетов-фактур — книга покупок.

5. Счета, которые мы выставляем — это отдельная папка с реестром за месяц. 6. Счета, акты от поставщиков тоже отдельная папка по дате счета или акта.

Очень удобно и всегда легко все найти, а когда все в

Регистрация документов

  1. Должностная инструкция
  2. Инструкция по делопроизводству
  3. История делопроизводства
  4. Адресат и адресование документа

Главным моментом в организации документационного обслуживания является рациональная постановка регистрации документов.

ГОСТ определяет Регистрация документа — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. Иными словами, в процессе регистрации закладывается информационно-поисковая система по всем документам учреждения, которую потом можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов.

Папка «Регистрационные документы» или «Учредительные документы» Рекомендуется сделать сразу несколько бумажных и электронных копий основных документов Если у вас система налогообложения на УСНО, то нужно заказать в вашей налоговой инспекции документ, который подтверждает этот факт.

Поскольку на практике, без вашего заявления, налоговая высылает только уведомление о применении УСНО на основе патента.

Для ИП правила те же, разница лишь в том, что у предпринимателя нет Устава. Папка «Договоры с поставщиками», «Договоры с покупателями» Далее, папка «Договоры с покупателями» – тут требования по составу пакета документов такие же, что и для поставщиков.

Папки «Поставщики – счета, накладные, акты», «Покупатели – счета, накладные, акты» Тоже самое делаем с документами от покупателей. В папке «Касса» содержат кассовые отчеты, бланки книги кассира, бланки строгой отчетности.

Создаем журналы регистрации документов, или Забыть нельзя регистрировать

– Пока не произведем опись всех документов, о душе и речи быть не может.

– Ну и бюрократ же ты, Вертер! [. ] – Но если мы допустим беспорядок в документации, потомки нам этого не простят.

[…] Вот, недавно, Иванов А.В.

привез гадину из мезозойской эры. И мы записали, что это – птеродактиль. А вышло, что это был птерозавр!

Пришлось переписывать целую страницу! Рекомендации, которые я дам в этой статье, основаны на личном опыте и обкатаны в течение нескольких лет работы в канцелярии.

Ведем свой бизнес: не путаем «Поставщиков» с «Покупателями»

Ваша задача, организуя свой бизнес, на начальном этапе понять принцип документооборота предприятия.

В любом случае не обойтись без бумажных папок, в которых вы будете систематизировать поступающую информацию.

Папка «Регистрационные документы» («Учредительные документы») В нее подшиваем все документы, полученные от налоговых органов при регистрации. Для индивидуального предпринимателя правила такие же. Разница только в том, что у предпринимателя нет Устава.

Папка «Договоры с поставщиками», «Договоры с покупателями» Папка «Договоры с покупателями» – требования по составу пакета документов такие же, что и для поставщиков.

Папки «Поставщики – счета, накладные, акты», «Покупатели – счета, накладные, акты» Так же поступаем с документами от покупателей.

Папка «Касса» содержит кассовые отчеты,

Первичная документация

В федеральном законе 402-ФЗ “О бухучете” описываются все бухгалтерские и первичные документы.

Они нужны, в основном, для налоговой — как документы, подтверждающие понесенные вами расходы и правильность определения налоговой базы. Первичные документы нужно хранить 4 года. В течение этого времени налоговая может в любой момент может их запросить для проверки и вас, и ваших контрагентов.

“Первичка” также используется в судебных процессах при спорах с контрагентами. Документы первичного учета — это бухгалтерские документы, которые составляются в момент осуществления хозяйственных операций, и свидетельствуют об их совершении.

Особое внимание нужно уделять тем документам, которые возникают в ходе сделок, где вы покупатель, потому что это ваши расходы, и потому вы более заинтересованы в соблюдении буквы закона, нежели ваш поставщик.

Укажите на папке данные о предприятии, которому принадлежат хранящиеся документы, а также период ведения.

После истечения трех лет, журнал учета счетов-фактур отправляется на склад или в специальное хранилище.

Именно столько времени составляет срок исковой давности по гражданским делам. И если вас обвинят в том, что вами якобы не был оплачен тот или иной счет, вы сможете легко опровергнуть это утверждение, предъявив нужные документы.

Папка «Договоры с покупателями» – требования по составу пакета документов такие же, что и для поставщиков.

Папки «Поставщики – счета, накладные, акты», «Покупатели – счета, накладные, акты» В ней будут подшиваться документы, которые сопровождают хозяйственную операцию.

Если это аренда, то должен быть счет от арендодателя, акт, подписанный обеими сторонами.

Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно

«Отдел кадров коммерческой организации», 2012, N 3 ВХОДЯЩИЕ И ИСХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ: РЕГИСТРИРУЕМ ПРАВИЛЬНО — рекламные материалы (листовки, программы, проспекты); — информационные материалы, присланные в виде копий для ознакомления; — поздравительные письма и телеграммы; Всю входящую корреспонденцию (конверты, пакеты, документы без конвертов и пр.) должен принимать работник, хорошо знающий структуру компании.

От этого иногда зависит оперативность решения того или иного вопроса. Документы, поступающие в компанию на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст. Обратите внимание! Входящие документы регистрируются один раз — в день их поступления.

Папки в бухгалтерии

Каждую папку с документами следует подписать, например: Рассмотрим, как можно подшивать документы в папки. Вы можете использовать этот порядок или разработать собственный.

Если в вашей компании часто выдаются деньги под отчет, вы можете завести отдельную папку под авансовые отчеты.

Если же такие операции происходят 1-2 раза в год, заявления и отчеты можно подколоть к отчету кассира.

Также в папки часто подкалывают реестры документов, которые в ней содержатся. Их можно распечатать из большинства бухгалтерских учетных программ.

По этим реестрам удобно проверять, все ли документы на месте.

К счетам-фактурам также можно подколоть журналы учета входящих и исходящих счетов-фактур, а также книги покупок и книги продаж.

Однако если в вашей компании большой документооборот, эти журналы и книги можно хранить отдельно.

Источник: http://expert-appraisal.ru/papka-nakladnye-vhodjaschie-ili-poluchennye-16923/

Ответ

Формально под регистрацией документов подразумевается присвоение полученному либо отправленному документу идентификационного номера с занесением соответствующей информации в вышеупомянутый журнал. Документы подлежат регистрации с целью:

  • обеспечения учета документации и контроля ее исполнения;
  • систематизации и обработки корреспонденции;
  • облегчения поиска документов в случае необходимости, создания организационно-поисковых систем;
  • обеспечения сохранности документов;
  • проведения продуктивной справочной работы по документации и пр.

Счета на оплату: кто в папку, кто в помойку В бухгалтерских кругах отношение к счету колеблется от крайне равнодушного до щепетильного. К одним придешь – у них выставленные и полученные счета удостоились отдельных папок (1), у других их скорее обнаружишь в мусорном ведре. Мне кажется, что выделять для счетов отдельные папки смысла нет.

Если вы не являетесь плательщиком НДС, а предприятие- поставщик исчисляет НДС, то оно соблюдает свои обязанности по представлению полного пакета документов.

Если у вас система налогообложения на УСНО, то нужно заказать в вашей налоговой инспекции документ, который подтверждает этот факт.

Поскольку на практике, без вашего заявления, налоговая высылает только уведомление о применении УСНО на основе патента.

OV66 17-03-2011, 15:33:02 Реализация по счету 90 — Торг-12, Акты, ТТН. Реализация по счету 91 — Торг-12, Акты, ОС-6. Книга продаж, журнал счетов-фактур выданных, счета-фактуры выданные, авансовые с-ф.

Книга покупок, журнал счетов фактур полученных, счета фактуры полученные, авансовые с-ф к вычету. Документы по затратам (акты, списание ТМЦ и т.п) — по счетам затрат: 20, 25, 26, 91 и т.п. Поступление ТМЦ — отдельно, по сч.

10 Проверяет все, возможно выборочно.

Так как к одной выписке обычно прилагается немало бумаг, чтобы быстро ориентироваться по датам, можно купить разделители с цифрами.

А я делаю так, просто снимаю копию и подшиваю к авансовому отчету вместе с чеком и прих. ордером. А оригинал подшиваю в папочку со счетами-фактурами. У меня была проверка и налоговая и аудиторская, никто замечаний не сделал!
Виктор Крымов, главный бухгалтер ООО «Таволга» (г.

Москва) Что прикрепить к авансовому отчету Конечно, некоторые бухгалтеры предпочитают лишние бумажки не плодить. Но это уже дело вкуса – я люблю порядок (3). Да и у налоговиков при проверке меньше вопросов будет. Хотят оригиналы – пусть копаются в папках с накладными и счетами-фактурами.

Марина Труханова, бухгалтер ООО «Стрела» (г.

7.Держите в порядке вашу структуру файлов

Некоторые виды документации непосредственно после регистрации получают юридическую силу. Так, выданная работнику справка считается действительной только при условии наличия регистрационного номера.

Что касается входящей документации, то регистрации подлежат документы, полученные любыми способами доставки, включая электронную почту и факс.
Требования в отношении формирования дел не менялись уже очень много лет. В этом плане архивное дело – весьма консервативная сфера деятельности.

Основной принцип, который должен соблюдаться при формировании документов в дела, — включение в одно дело документов, имеющих одинаковый срок хранения.

Поскольку вопрос касается непосредственно переписки (поступающей и отправляемой корреспонденции), то для формирования документов в соответствии со сроками хранения необходимо дела формировать по тематике (вопросам) и/или корреспондентам.

Исходя из этого, основными функциями реестра принято считать:

  • хранение документации;
  • учет;
  • передача либо выдача третьему лицу по требованию.

Скачать бесплатно образец и бланк. Порядок, правила и форма оформления. Цели составления: передаче, учет, хранение документов.

Указание в заголовке дела вопроса может быть важно, если дело формируется в структурном подразделении, так как в разных подразделениях может быть переписка с одной и той же организацией, но по разным вопросам.

Источник: http://paper-pro.ru/sudebnaya-praktika/1774-papka-nakladnye-vkhodyashhie-ili-poluchennye.html

Войти на сайт

Задание на дом — надписать папочки, рассортировать документы, если что-то неясно — написать мне. до 15.12.2010 г. Вам желательно уплатить коммунальный налог (3 грн.

Источник: http://opiniojuris.ru/papka-nakladnye-vhodjaschie-ili-poluchennye-42907/

Папки в бухгалтерии

Папка накладные входящие или полученные

Почти все документы компании хранятся в бухгалтерии, и с каждым днем бумаг становится все больше. Чтобы «первичка» не терялась и бухгалтер мог в считанные минуты найти нужный документ, нужно правильно организовать систему хранения бумаг. Приготовьтесь заказывать папки разной толщины и закладки к ним, чтобы не потеряться в горах документов.

Что и где хранить

Законодательство не регламентирует порядок подшивания документов, поэтому компания может самостоятельно разработать систему хранения, исходя из специфики своей деятельности, особенностей документооборота и количества хранимых бумаг. Как правило, большинство компаний работают со следующими документами: кассовые бумаги, банковские выписки, накладные, счета-фактуры, зарплатные документы. Рассмотрим, как их удобнее хранить.

Для каждого вида документов нужно завести отдельную папку. Как правило, бумаги подшиваются или по дате их принятия к учету или по алфавиту.

Например, банковские выписки складываются в папки в бухгалтерии в календарном порядке, а, например, договора, по первой букве названия контрагента. Однако бухгалтер может придумать и свой порядок.

Главное, чтобы документы не терялись и их можно было легко найти.

https://www.youtube.com/watch?v=fKUfpopfoms

Каждую папку с документами следует подписать, например:

ООО «Солнышко»

СЧЕТА-ФАКТУРЫ ПОЛУЧЕННЫЕ

3 квартал 2014 года

На «корешке» папки в бухгалтерии указывайте не только то, какие документы в ней хранятся, но и период, к которому они относятся.

В таком случае не только вы, но и любой другой сотрудник компании без труда сможет отыскать нужный документ или подшить полученный. Также вы сможете ориентироваться, какие бумаги прошлых лет пора сдавать в архив, а какие и вовсе утилизировать.

Для удобства новую папку заводят с начала года, а если документов много, то с начала квартала, месяца и т.д.

Рассмотрим, как можно подшивать документы в папки. Вы можете использовать этот порядок или разработать собственный.

Кассовые документы

Их удобно хранить в папках-регистраторах формата А5. Листы кассовой книги и отчета кассира нумеруются, поэтому сверху в папку следует положить наиболее ранний по времени документ и в дальнейшем подкладывать новые бумаги под него.

Положите отчет кассира за день и подшейте под него приходные и расходные ордера в том порядке, в котором они указаны в отчете кассира. Листы кассовой книги собирайте отдельно. В зависимости от количества кассовых документов вы можете создать 1 папку на весь год под отчет кассира и кассовую книгу.

Чтобы не путать, где лежат какие документы, вы можете положить между ними разделитель. Также в эту папку можно подколоть расчет лимита наличных денежных средств.

Если в вашей компании часто выдаются деньги под отчет, вы можете завести отдельную папку под авансовые отчеты. Если же такие операции происходят 1-2 раза в год, заявления и отчеты можно подколоть к отчету кассира.

Оригиналы выписок компания получается в банке вместе с платежными поручениями, ордерами и прочими банковскими документами. Складывайте их в папки по датам. Под платежные поручения следует подколоть счета, по которым производилась оплата. Так как к одной выписке обычно прилагается немало бумаг, чтобы быстро ориентироваться по датам, можно купить разделители с цифрами.

Накладные, акты и счета-фактуры

Под полученные и выписанные документы следует завести отдельные папки. Некоторые компании предпочитают хранить акты и накладные вместе, кому-то удобнее отдельно. Если вы занимаетесь и торговлей, и оказанием услуг, удобнее будет хранить документы в разных папках. Счета-фактуры также следует подшивать в отдельные папки, особенно если компания является плательщиком НДС.

Также в папки часто подкалывают реестры документов, которые в ней содержатся. Их можно распечатать из большинства бухгалтерских учетных программ. По этим реестрам удобно проверять, все ли документы на месте.

К счетам-фактурам также можно подколоть журналы учета входящих и исходящих счетов-фактур, а также книги покупок и книги продаж. Однако если в вашей компании большой документооборот, эти журналы и книги можно хранить отдельно.

Документы по зарплате

На каждого сотрудника компании следует завести личное дело. Для этого можно приобрести тонкие папки или разделителями обозначить место в толстой папке для документов каждого сотрудника.

В личное дело подшивается трудовой договор, копии документов, предоставленных сотрудником при трудоустройстве, а после увольнения – копия трудовой книжки.

Также в личное дело можно подшивать заявления и приказы о приеме на работу, отпуск, увольнение и пр.

Часто заявления и приказы собирают в отдельную папку по месяцам. Туда же подшивают табель учета рабочего времени, документы по расчету зарплаты и пр.

Прошивать или не прошивать?

Чтобы документы не терялись, в конце года некоторые организации предпочитают прошивать документы в папках. Так они не разлетятся, даже если папку уронить. Это делается следующим образом:

  1. Документы кладутся в твердую обложку. В них делаются проколы слева на полях.
  2. Через проколы пропускается толстая нить или лента, сзади она завязывает в узел. При этом свободные концы должны быть хотя бы 5 см.
  3. На узел наклеивается бумага размером примерно 4х5 см.
  4. Сверху на бумаге пишется фраза «Прошнуровано и пронумеровано … листов». Ставится печать организации и подпись ответственного лица.

Эта процедура необязательна. Поэтому вы можете самостоятельно утвердить порядок прошивания отдельных документов или не сшивать их вовсе (в этом случае всегда можно изъять или заменить документ).

Исключение составляют только те документы, которые необходимо прошивать в соответствии с требованиями закона (например, книги покупок и книги продаж, составленные на бумажных носителях, необходимо прошнуровывать).

Про входящие первичные документы можно прочитать здесь.

О хранении документов в архивах написано тут.

Источник: http://pommp.ru/buhgalterskiy-uchet/papki-v-buhgalterii/

Как могут быть разложены документы

Я всегда сталкивалась, когда все разложено стандартно:

Счета-фактуры отдельно, акты/накладные отдельно, счета отдельно, выписки отдельною

Выписок нет.

Зато есть исходящие платежки, разложенные по порядку, а к ним приложены исполненные документы (акты, накладные, счета-фактуры, договора). Как работать по накладным или счетам-фактурам, которые разложены не по порядку, я плохо понимаю.

Исправлений: 1; последнее — в 19.06.2015, 19:08.

Интересно, многие ли так работают?

Как оперативно находят поступившие?

До 2015 года у всех плательщиков НДС была обязанность вести журнал полученных и выставленных счетов-фактур.

Поэтому если сф было подшиты вместе с другими документами, вероятно есть смысл их извлечь и подшить в отдельные журналы.

Некоторые аудиторы очень любят по этому поводу замечания писать.

ПОСТ.

Пра.РФ от 26 декабря 2011 г. N 1137

То есть, не требуется хранить их отдельно от прочих.

Елена, можно уточнить? Физически это как?- к чему приложены сканированные документы?

Программисты в 1с к каждой проводке сделали ссылку на хранилище файлов, в который бухгалтера скидывают сканы всех, касающихся данной проводки. Как-то так.

Ничего себе!

Я про такое хранилище файлов и не слышала даже.

2. по видам документов — поступление ТМЦ отдельно, услуги сторонних организаций отдельно, акты на списание материалов отдельно и т.д.

но как вести документооборот- это прерогатива предприятия (порядок документооборота прописывается в учетной политике), и мы не можем навязывать свои требования клиенту, главное чтобы документы были в наличии.

просто примите к сведению, чем меньше будет у вас порядка в, тем больше вас будут дергать аудиторы с просьбами найти то или иное.

Буду стараться делать как вам удобно, и сама новому научусь!

Любите злых, в них меньше фальши, чем в лицемерных добряках.

Папку, куда подшиваем счета-фактуры, нужно там как-то по особому называть типа «журнал учета полученных счетов-фактур». Штраф нам тогда НЕ выписывали за неправильное название папок, но после этого мы папки стали по-другому называть

А может тогда нужно подкалывать в папку реестр всех счетов-фактур и этот реестр назвать «журнал учета полученных счетов-фактур»?

Lady Anna, есть постановление, которое регламентирует формы и порядок ведения документов, применяемых при расчетах ндс.

в том числе, там указан порядок ведения журнала.

что будет написано на ПАПКЕ в которой хранятся счета-фактуры абсолютно неважно. главное, чтобы в этой папке были, оформленные в соответствии с требованием данного постановления.

Любите злых, в них меньше фальши, чем в лицемерных добряках.

Вопрос по праву
Добавить комментарий