Образец написания повторного запроса

Повторное письмо если нет ответа образец

Образец написания повторного запроса

Несмотря на широкое распространение электронной деловой коммуникации, наряду с ней продолжает существовать

бумажная форма взаимодействия между организациями, партнерами и клиентами. Счета, объявления, приглашения, поздравления, рекламные буклеты – рассылаемая бумажная корреспонденция может иметь самое разное содержание.

Устойчивые обороты деловой переписки

Мы надеемся, что Вы сочтете возможным… Не откажите нам в любезности… Мы будем (крайне, искренне) благодарны Вам, если… Будем весьма признательны… Мы были бы весьма обязаны Вам, если… Мы были бы весьма обязаны за… Позвольте обратиться с просьбой о… посылаем, высылаем (Вам), препровождаем, выражаем удовлетворение по поводу Вашего письма, Мы рады (направить, послать, выслать, препроводить) Направляем, посылаем, высылаем (Вам), препровождаем, возвращаем Согласно прилагаемому списку В ответ на Ваше письмо от (дата) (на Ваш запрос, просьбу) Ссылаясь на Ваше письмо от… Согласно нашей договоренности… В соответствии с дополнительным протоколом… На основании дополнительного договора (соглашения) В подтверждение нашей договоренности (телефонного разговора) Ключевая фраза письма-подтверждения не может обходиться без слов, образованных от глагола «подтверждать» Ваше письмо от… нами получено… Благодарим за каталог, который мы получили… Посылаем наше подтверждение… В подтверждение своего согласия… ОАО «Икс-Игрек» подтверждает… С удовлетворением подтверждаем… 1.

Как написать письмо-напоминание

Письмо-напоминание – одна из разновидностей деловой переписки.

Такая форма корреспонденции может использоваться в совершенно разных ситуациях, в частности, тогда, когда нужно напомнить второй стороне

  1. о соблюдении норм закона,
  2. об исполнении взятых на себя обязательств,
  3. о приближении какого-то важного мероприятия или даты и т.д.

Обычно письму предшествует устное напоминание, но, если оно не возымело должного эффекта, отправитель прибегает к письменному извещению.

Таким образом, это письмо не только служит напоминанием, но и является доказательством произведенного действия. В некоторых случаях письма-напоминания используются тогда, когда иная форма передачи сообщений от одной стороне другой по какой-либо причине невозможна (например, в соответствии с условиями договора).

Основная цель написания данного вида делового письма — напомнить о выполнении взятых на себя обязательств стороной сделки либо информировать получателя повторно, если не последовало ответа.

Стоимость выполненных работ составила 11.890.714 /одиннадцать миллионов восемьсот девяносто тысяч семьсот четырнадцать/ рублей, что подтверждается актом сдачи-приемки выполненных работ от 30 октября 2012 года.

Расчеты за выполненные работы, согласно п.

Образец повторного письма если не ответили на первое

Письмо-напоминание желательно оформлять на фирменном бланке организации.

сторона сделки не реагирует на письмо-напоминание, ей отправляется письмо-предупреждение, где в более жесткой форме указываются санкции в случае невыполнения обязательств.

Правила составления и рекомендации по составлению документов.

Во избежание недоразумений пересылаем снова».

Тем не менее, при его оформлении стоит придерживаться некоторых норм и стандартов деловой корреспонденции. Письмо-напоминание обязательно должно содержать Тон письма должен быть предельно вежливым и корректным, если присутствует обращение к конкретному должностному лицу, обязательно использовать эпитет «Уважаемый».

Если вам не ответили на первое письмо, скорее всего, получатель счел это бесполезной тратой времени. И зачем только укреплять это впечатление, заставляя его тратить еще больше времени на ваше повторное письмо?

Конечно, это не значит, что нужно перестать работать с потенциальными покупателями, просто нужно приложить больше усилий.

Вот о чем следует упомянуть кроме очевидного

«я пишу вам, чтобы удостовериться, что все в порядке»

. непогашенным, но и продолжает расти, поэтому

1 позволит. Вам напомнить о 2. Пользуясь случаем, позвольте напомнить, что.

Вынуждены напомнить. Вам, что срок оплаты счетов за печать заказанной.

Вами полиграфической продукции проходит (дата) 8. В. Кстати, напоминаем. Вам, что отгрузка. Вами товаров со склада было закончиться еще (дата) 9.

Уместно будет напомнить, что 10. Полагаем, что эта неуплата является лишь упущением, и надеемся, что.

Вы устраните ее в течение 11.

Чтобы. Вы смогли быстрее сориентироваться в ситуации, посылаем.

Как оформить повторное письмо

Сначала надо поздороваться, годиться просто слово «Привет!». Поскольку стиль общения неформальный, подойдут шутки, сплетни (ваша собственная оценка событий или описание мнения окружающих) и пересказ статьи из модного журнала.

Такое письмо может быть направлено также, если отправитель допускает возможность, что адресат, по независящим от него причинам, еще не получил, отправленного ему ранее. В этих случаях дословно повторяется текст предыдущего письма, а на поле письма помещается отметка » вторично «.

Основная цель написания данного вида делового письма – напомнить о выполнении взятых на себя обязательств стороной сделки либо информировать получателя повторно, если не последовало ответа.

  1. Мы настаиваем…
  2. Обращаем Ваше внимание…
  3. Требуем от Вас …
  4. Убедительно/настоятельно просим…
  5. Ставим Вас в известность …
  6. Напоминаем Вам…
  7. Считаем необходимым уведомить Вас…

Письмо-напоминание желательно оформлять на фирменном бланке организации.

Если сторона сделки не реагирует на письмо-напоминание, ей отправляется письмо-предупреждение, где в более жесткой форме указываются санкции в случае невыполнения обязательств. Правила составления и рекомендации по составлению документов.

Источник: http://152-zakon.ru/povtornoe-pismo-esli-net-otveta-obrazec-12444/

Образец написания повторного запроса

Образец написания повторного запроса

Письмо-напоминание — это документ деловой переписки, содержащий в себе напоминание адресату о каком-либо долге, об оплате, нарушении договорённостей, сроков, об оказании какой-либо услуги и т. п. Посмотреть ,

  • Платежные документы
  • Кассовые документы
  • Типовые формы договоров
  • Документы на транспортрировку товаров
  • Документы по учету товаров
  • Документы ККМ и ККТ
  • Должностные инструкции
  • Деловые письма
  • Документы по учету материалов
  • Бланки и формы доверенностей

Довольно часто письмо-напоминание является вместе с этим и письмом-просьбой, или служит ответом на какой-либо документ, или даже содержит перечень мер, которые будут приняты в случае невыполнения каких-либо обязательств.

Письмо составляется на фирменном бланке организации с указанием всех реквизитов и содержит в себе:

  • исходящий номер и дату, а если это ответ на другое письмо, то как ссылку — номер и дату входящего письма;
  • наименование компании-адресата;
  • возможное обращение к руководителю, ответственному лицу (по имени-отчеству);
  • собственно напоминание, ясно, лаконично и вежливо изложенное, с возможным перечнем невыполненных обязательств/пунктов договора и прочее, с указанием мер (штрафных санкций), которые могут быть применены в случае отсутствия реакции на напоминание.
  • подпись и расшифровку ФИО руководителя;
  • по необходимости печать организации.

Фразы, которые можно использовать, составляя письмо-просьбу:

  • Напоминаем вам, что согласно договора.
  • Обращаем ваше внимание на пункты соглашения.
  • Ставим Вас в известность, что.
  • Убедительно просим вас выполнить.
  • Согласно нашему письму от.настаиваем на получении от вас.

От 500 руб./мес.

Письмо о предоставлении информации

Унифицированный образец письма-запроса о предоставлении информации не утвержден, поскольку каждая конкретная ситуация является уникальной.

Структура письма о предоставлении информации состоит из нескольких смысловых блоков: Заголовок письма, в кратком виде отражающий суть вопроса: «О предоставлении информации по договору.

», «О предоставлении информации из ЕГРЮЛ», «По вопросу предоставления аналитической информации»; Обращение, оно необходимо, если письмо направляется в адрес партнеров, другой стороны договора, контрагентам; Вводная часть, содержащая пояснение, по какой причине компании требуется предоставить запрашиваемые сведения; Перечень документов или сведений, которые необходимо предоставить; Выражение благодарности за предоставление информации и надежды на дальнейшее плодотворное и взаимовыгодное сотрудничество; Подпись ответственного лица — руководителя компании, с расшифровкой.

Составляем письмо-запрос: образцы и принципы оформления

Нежелательно в одном и том же послании просить и разъяснений по нескольким тематикам.

Впрочем, это опционально – если вы будете составлять письмо по каждому маленькому вопросу (которых штук 5-10 в общей сложности), это приведёт только к излишнему формализму. Адресат тоже не очень обрадуется, подвергнувшись такой «бумажной» бомбардировке.

Начинают содержательную часть со стандартных вводных конструкций:

  1. «просим сообщить о…»;
  2. «просим выслать…».
  3. «будем крайне признательны, если Вы…»;

Письмо-запрос всегда требует письма-ответа. Если вопрос срочный и не терпит отлагательств – тактично упомяните, что хотели бы получить ответ как можно быстрее. С этой целью можно использовать следующие фразы:

  1. «настоятельно просим ответить в пятидневный срок»;
  2. «с нетерпением ждём Вашего письма»;
  3. «просим ответить по возможности скорее»;
  4. «прошу прислать документы при первой возможности по электронной почте».
  5. «просим дать ответ в двухнедельный срок»;

В большинстве случаев послание-запрос получается очень коротким.

Письмо-запрос. Правила написания

Письмо-запрос — документ деловой переписки между партнёрами на первоначальном этапе их взаимодействия, когда договор о сотрудничестве ещё не заключен.

  • Платежные документы
  • Кассовые документы
  • Типовые формы договоров
  • Документы на транспортрировку товаров
  • Документы по учету товаров
  • Документы ККМ и ККТ
  • Должностные инструкции
  • Деловые письма
  • Документы по учету материалов
  • Бланки и формы доверенностей

Как правило, такие письма содержат официальный запрос на предоставление информации, разъясняющей характеристики товара, или спецификацию услуги, а также уточняющей условия будущих сделок и операций.

То есть, цель письма-запроса — получить недостающую информацию, и не только общего плана — описание товара, а, например, данные о сроках поставок, о ценах, системе бонусов, акциях, о доставке, специальных условиях продажи и т.д.

Стиль написания запроса официальный, лаконичный, максимально информативный.

Как всякий , письмо-запрос составляется на фирменном бланке предприятия, и содержит:

  • наименование организации-адресата, должность и ФИО ответственного лица, на имя которого отправляется письмо;
  • номер письма (исходящий/входящий) и дата его получения/отправления;
  • заголовок письма — запрос о.; желателен, но не обязателен;
  • обращение к адресату, желательно, по имени-отчеству;
  • основная часть, в которой описывается причина оформления официального письма
  • или его цель, а также суть запроса — чего конкретно вы хотите от адресата; стандартные фразы для этого: «В ответ на ваше коммерческое предложение.», «Для согласования спорных моментов просим вас.», «В связи с . просим предоставить информацию о.» и т.п.;
  • если на письмо необходим ответ в определённые сроки, их обязательно указывают, как и номера телефонов или адрес, электронную почту, с помощью которых можно ответить;
  • заключительная вежливая фраза, выражающая, например, надежду на дальнейшее сотрудничество;
  • заверяющие письмо должность, подпись отправителя и её расшифровка (ФИО).

Согласно правилам документооборота, письмо-запрос, как и письмо-жалоба или письмо-требование, требует ответа.

От 500 руб./мес.

Образец письма-запроса

Прошу Вас помочь составить письмо — просьбу на официальный портал органов местного самоуправления г.Казани, о предоставлении мне информации о нелегальной экономики Казани и меры борьбы с ней для написания диплома. | 17 10 2019 Здравствуйте! Сомневаюсь, что Вам представят такую информацию, скорее всего, это информация ограниченного доступа.

| 27 11 2019 Здравствуйте! Например:

«Прошу Вас дать разъяснения по вопросу применения ст.186 ТК РФ… и т.д.»

.

Образец документа: Письмо-запрос

  • Добрый день, помогите составить письмо-запрос в организацию, оказывающую услуги по предварительному обследованию документооборота и консультационные услуги по внедрению СЭД в компании.
  • Добрый день! Помогите составить письмо-запрос в Товарищество собственников на предоставление проектной документации коммуникаций и поэтажного плана здания.

    Заранее спасибо!

    1. Добрый день, Анна. Письмо можно составить такое: Прошу предоставить копию проектной документации коммуникаций и поэтажного плана здания. В письме нужно указать свои контактные данные (адрес регистрации или электронный адрес).
  • Здравствуйте!

    Помогите составить письмо -запрос о пучение реквизитов компании и действующих лиц, для первичной документации и заключения договоров.

  • Как правильно написать сопроводительное письмо к документам

    Бланк, разработанный для заполнения контрагентом: Текст обращения выдерживается в деловом стиле. Несмотря на то что послание не является самостоятельной формой, допускать фамильярности при составлении не стоит.

    Сопроводительное письмо к документам не должнодавать оценку происходящему, быть эмоциональным и содержать фразы, которые так или иначе могут обидеть получателя.

    Пример фраз, которые нельзя использовать, и варианты их замены: Пример недопустимой формулировки Следует писать «Надеемся на скорую встречу» «Надеемся на дальнейшее сотрудничество» «Приветствуем самого нашего любимого клиента» «Уважаемый Иван Иванович!» «В ответ на Ваше вопиюще необоснованное требование» «В ответ на требование от 20.07.

    2019 №321Н» «Считаем сделанную Вами оценку крайне безграмотной» «Направляем подтверждение сроков и качества» «Специалисты Вашей компании плохо разобрались в вопросе» «Прошу ознакомиться с приложениями и предоставить ответ в установленные законодательством сроки» Подписать обращение может руководитель направления, менеджер, главный бухгалтер, руководитель организации.

    Как написать письмо-запрос?

    Письмо-запрос – это документ, содержащий официальное обращение одного лица к другому.

    Оно может быть составлено как от лица конкретного человека, так и от лица компании. Данный вид делового письма во многих случаях направляется в органы государственной власти с целью получения определенных документов, информации и т.п. Если речь идет о торговых компаниях, то письмо-запрос может посылаться, чтобы уточнить:

    • информацию о товаре;
    • наличие товара на складе;
    • сроки поставки;
    • цены, в том числе по скидке или акции;
    • условия оплаты;
    • условия покупки: способы доставки, обязательность страхования и пр.

    Что должно быть указано в письме-запросе Прежде всего, в данном деловом письме нужно максимально полно объяснить суть имеющегося вопроса, чтобы адресат смог дать подробный ответ.

    Также необходимо предоставить информацию о заявителе и сделать ссылки на те нормативные акты, согласно которым вы имеете право на получение той или иной информации. Письмо-запрос оформляется на бланке компании (если оно направляется организацией) и содержит такие стандартные блоки, как:

    • наименование, адрес и прочие данные получателя;
    • наименование, адрес и прочие данные отправителя;
    • наименования документа;
    • основная часть – запрос;
    • подпись с расшифровкой;
    • дата подписания.

    Особенности написания письма-запроса Желательно, как можно полнее объяснить причины и мотивы обращения. Для этого обычно используются общепринятые обороты: «С целью согласования спорных моментов…», «В связи с …», «Ввиду несоответствия …», «Из-за срыва сроков поставки…» и пр.

    В основной части документа уместно будет использовать следующие выражения: «Просим предоставить информацию о …», «Прошу сообщить …», «Будем признательны, если Вы…», «Просим погасить долг …» и т.д.

    В заключении указываются источники, благодаря которым вы узнали о компании, продукции, услугах и пр. Если это письмо-запрос о товаре, то допускается выразить надежду на взаимовыгодное сотрудничество. В случае если ответ вам необходим в конкретные сроки, можно использовать такие формулировки, как «Настоятельно просим дать ответ в течение …» либо «Прошу ответить на письмо как можно скорее».

    Очень часто грамотно составленное письмо-запрос становится началом плодотворного взаимодействия.

    Источник: http://rusdolgi.ru/obrazec-napisanija-povtornogo-zaprosa-29860/

    Составляем письмо-запрос: образцы и принципы оформления

    Образец написания повторного запроса

    Письмо-запрос – это разновидность делового письма. Запрос отправляют партнёрам, контрагентам, государственным органам… Иногда без него можно и обойтись (например, устно попросив коллегу-предпринимателя сообщить какие-то сведения), но в целом пренебрегать такими посланиями не стоит. Хотя бы ради соблюдения установленного порядка.

    Что можно запрашивать?

    • Информацию (о характеристиках товара и его наличии, о способах доставки и сроках поставки, о причинах задержки отправления и т. д.).
    • Документы или предметы (бумаги для заключения договора, образцы товара и т. д.).

    Словом, если вы чего-то не знаете или не вполне понимаете, если вам нужны документы или прайс-листы – отправляйте письмо-запрос.

    Структура письма

    Пишутся такие послания по той же схеме, что и другие деловые письма:

    • сперва указываются реквизиты получателя и отправителя;
    • затем – дата составления и исходящий номер документа;
    • заголовок, отражающий суть вопроса;
    • обращение к получателю (как правило – по имени и отчеству, если только вы не пишете в официальные инстанции);
    • суть вопроса;
    • благожелательное изъявление надежды на сотрудничество;
    • благодарность;
    • должность, ФИО и подпись отправителя.

    Поскольку письмо-запрос – официальный документ, писать его следует на фирменном бланке. Образец письма-запроса можно скачать здесь.

    Как писать?

    Начинать запрос лучше с краткого объяснения причин обращения. Просто потребовать сведения без указания причин (да ещё и в ультимативной форме, как делают некоторые) – дурной тон. Напишите буквально одну вводную фразу, например:

    • «на основании наших предварительных договорённостей»;
    • «в целях предотвращения возможных спорных вопросов»;
    • «в соответствии с заключенным договором»;
    • «для заключения договора».

    Если понадобится, можно ссылаться на акты законодательства. Например, если закон требует, чтобы перед заключением договора вы ознакомились с какими-либо бумагами, в письме можно написать: «В соответствии со статьей Федерального закона от 24.07.2012 № 397-ФЗ…».

    Переходить к сути без предварительных объяснений вы можете только в тех случаях, когда причина запроса очевидна (например, если вы пишете по образцу письмо-запрос коммерческого предложения).

    А вот если повод для обращения нестандартный, следует описать ситуацию и изложить ваши мотивы подробно, чтобы у получателя не осталось вопросов.

    В содержательной части нужно сформулировать (по возможности – лаконично) одно конкретное требование. Нежелательно в одном и том же послании просить и разъяснений по нескольким тематикам.

    Впрочем, это опционально – если вы будете составлять письмо по каждому маленькому вопросу (которых штук 5-10 в общей сложности), это приведёт только к излишнему формализму. Адресат тоже не очень обрадуется, подвергнувшись такой «бумажной» бомбардировке.

    Начинают содержательную часть со стандартных вводных конструкций:

    • «просим сообщить о…»;
    • «будем крайне признательны, если Вы…»;
    • «просим выслать…».

    Письмо-запрос всегда требует письма-ответа. Если вопрос срочный и не терпит отлагательств – тактично упомяните, что хотели бы получить ответ как можно быстрее. С этой целью можно использовать следующие фразы:

    • «просим ответить по возможности скорее»;
    • «настоятельно просим ответить в пятидневный срок»;
    • «просим дать ответ в двухнедельный срок»;
    • «с нетерпением ждём Вашего письма»;
    • «прошу прислать документы при первой возможности по электронной почте».

    В большинстве случаев послание-запрос получается очень коротким. Не нужно растекаться мыслью по древу и высказывать свои соображения по теме и не по теме.

    Ниже представлены примеры самых распространённых запросов.

    Образец письма-запроса о предоставлении документов

    «Уважаемый Владимир Александрович!

    Для заключения договора между ООО «Артемида» и АО «Шварценшпигель» прошу предоставить следующий перечень документов:

    • устав организации;
    • свидетельства ОГРН и ИНН;
    • свидетельство о государственной регистрации фирмы (полученное в ИФНС в установленном законом порядке);
    • приказ о назначении на должность генерального директора.

    Прошу отправить как оригиналы документов (почтой России либо курьерской службой), так и их копии (электронной почтой на general@site.com)».

    Образец письма-запроса о предоставлении информации

    «Уважаемый Пётр Владимирович!

    Прошу Вас проинформировать меня о возможности поставки корабельных двигателей Е-100 (код по каталогу СРК-1738-8476) в количестве 10 штук в срок до 10 декабря 2015 года, а также сообщить об условиях доставки и платежа. Заранее благодарю за быстрый ответ!».

    Образец письма-запроса о разъяснении

    «Уважаемый Александр Петрович!

    В целях предотвращения возможных спорных моментов прошу Вас максимально подробно описать процедуру доставки макак-резусов с территории Северного Вьетнама. Какие транспортные средства используются на каждом этапе, есть ли опасность для жизни и здоровья особей, на какой максимальный срок я должен рассчитывать? С нетерпением жду Вашего ответа».

    Составляйте письмо по приведённым образцам и не забывайте о вежливости и деловой этике. В запросе не должно быть угрожающих фраз, ультиматумов и обещаний отправиться с жалобой в официальные инстанции, если не будет ответа.

    Максимально корректно излагайте свою просьбу, даже если получатель явно не хочет её исполнять.

    А если ответ так и не придёт (либо если вам отправят официальный отказ в предоставлении данных), придётся прибегать к более серьёзным мерам – например, к написанию письма-предупреждения.

    Источник: https://dezhur.com/db/docs/examples/pisma/sostavlyaem-pis-mo-zapros-obrazcy-i-principy-oformleniya.html

    Повторное письмо о предоставлении информации

    Образец написания повторного запроса

    Скачать образец и пример письма-запроса (Размер: 32,0 KiB | Скачиваний: 4 676) Устарел бланк или статья? Пожалуйста нажми! Образец №1. Письмо-запрос о выдаче архивной справки.

    Просим выдать архивную справку, содержащую информацию о том, занимала ли Иванова Наталья Ивановна должность заместителя главного бухгалтера в обществе с ограниченной ответственностью «ХХХ» с марта 2001 года по декабрь 2011 года.

    Скачать образец документа

    На бланке отвечающей организации

    почтового адреса, номеров телефонов

    _________________________________ _________________________________ (должность, Ф.И.О. руководителя, наименование организации, приславшей запрос)

    г.

    _______________ Исх. N ____ от «___»___________ ___ г. на Вх. N _____ от «___»___________ ___ г.

    на запрос о предоставлении информации

    В ответ на Ваш запрос от «___»_______ ___ г.

    исх. N _____ сообщаем, что оригиналы необходимых Вам документов находятся у ____________ по адресу: __________, тел. ________.

    Копии запрошенных Вами документов прилагаются к настоящему письму:

    Оформляем письмо-запрос

    Письмо-запрос — информационное письмо, которое пишется с целью прошения о предоставлении информации, материальных ценностей или документов на имя руководителя, бухгалтера предприятия или другого ответственного лица.

    Перед тем как начать оформлять письмо-запрос необходимо ознакомиться с общими правилами, для составления всех деловых писем.

    Письмо-запрос пишется в свободном стиле, но требует включения реквизитов.

    Письмо-запрос может быть оформлено как на фирменном бланке организации, так и на простой бумаге. Преимущество использования фирменного бланка заключается в том, что на нем уже будут указаны все необходимые реквизиты компании: полное название организации, контактные данные, юридический адрес предприятия, ИНН, КПП и ОГРН.

    В правом углу бланка в дательном падеже указываются все необходимые сведения об адресате.

    В последней строке можно выразить благодарность за удовлетворение запроса или надежду о дальнейшем сотрудничестве.

    Скачать письмо-запрос (образец)

    Примеры писем-запросов о предоставлении документов и информации вы можете скачать по ссылкам ниже.

    Письма-запросы могут являться началом долгого плодотворного сотрудничества, а также, в случае уже налаженных деловых связей хорошим методом воздействия на партнеров при их слишком медленной или недостаточно эффективной работе.

    Письмо-запрос несколько похож на письмо-просьбу, но их основное различие в том, что запрос имеет более официальный и строгий характер и может касаться только тех аспектов, которые имеют прямое отношение к функциональной деятельности фирмы.

    Совет 1: Как оформить официальный запрос

    В первой вы пишете, в какую организацию обращаетесь.

    Например, «В Министерство внутренних дел РФ».

    Ставим по текстом дату и подпись и идем на почту.Можно отправить запрос обычным письмом. Для надежности лучше сделать это заказным с описью вложений и уведомлением о вручении.

    В этом случае чиновники не отвертятся, будто якобы не получали.А теперь ждем ответа. С этих позиций, если есть выбор между ответом на почтовый адрес или на E-mail, лучше остановиться на первом варианте.

    Источник: http://zppmsk.com/povtornoe-pismo-o-predostavlenii-informacii-83847/

    Эффективное письмо-просьба за 5 шагов

    Бывают ситуации, когда просьба адресуется коллективу или группе лиц.

    В таком случае также желательно максимально персонализировать обращение: «Уважаемые коллеги!», «Уважаемые менеджеры!», «Уважаемые младшие сотрудники!», «Уважаемые работники кадровой службы!» Не нашли нужную Вам информацию касательно деловых писем? Переходите на сайт и вы найдете правила и примеры написания ко всем популярным видам деловых писем.

    Оформляем письмо-запрос. Особенности составления

    письма обычно адресовано одному человеку. Следует заметить, что как правило, письмо-запрос оформляют на имя директора компании, главного бухгалтера.

    Всё зависит от того, какая информация запрашивается.В правом углу бланка в дательном падеже указываются все необходимые сведения об адресате. В последней строке можно выразить благодарность за удовлетворение запроса или надежду о дальнейшем сотрудничестве.Письмо-запрос обязательно подписывается и при необходимости закрепляется гербовой печатью.

    После чего оно обязательно регистрируется в журнале исходящих документов предприятия с указанием регистрационного номера.

    Ответ на письмо-запрос.

    Письмо-ответ

    Иными словами, в тексте желательно использовать ту же форму обращения, которую применил отправитель запроса, ту же лексику, терминологию, языковые обороты и последовательность изложения, конечно, при условии, что автор инициативного послания проявил себя как грамотный и корректный человек.

    1. а отрицательный – обоснованным и предельно корректным.
    2. Положительный ответ должен быть максимально подробным,

    Кроме того, при отказе на запрос хорошим тоном будет сообщить его автору информацию о том, при каких обстоятельствах ответ может стать положительным.

    В любом случае, ответное письмо должно быть составлено в максимально вежливой форме.

    Что такое письмо-запрос — как его составить

    На бланке должны быть прописаны реквизиты организации, а также контактные данные организации и исполнителя документа.

    В тексте излагают причину обращения к адресату и содержание запроса — предоставление информации, предоставление документов, прайс-листа и т.д. Если адресант запрашивает документы, то нужно указать, какие именно — наименование, даты, номера, оригинал или копия, количество экземпляров.

    Также указывают срок предоставления данной информации. Как правило, заранее известно, для кого предназначается данный запрос, поэтому в правом верхнем углу пишут ФИО и должность адресата и наименование организации.

    В верхней части также прописывают наименование документа, его заголовок, например, о предоставлении информации, а также ставят дату и исходящий номер. Письмо подписывается, при необходимости

    ➤ Письмо о предоставлении информации

    Образец написания повторного запроса

    Письмо о предоставлении информации — один из наиболее распространенных видов деловой переписки. Основные требования к его оформлению и содержанию остаются типичными для деловых писем. Но есть некоторые нюансы, которые следует учитывать, составляя официальный запрос на предоставление информации, образец которого представлен в статье.

    Когда пишется письмо о предоставлении информации

    Ситуация, когда для принятия каких-либо управленческих решений требуется дополнительная информация не такая уж редкая. Решением вопроса, конечно, может стать устный запрос или обращение по телефону.

    Но такой ответ не имеет юридической силы, даже если в его достоверности никаких сомнений нет.

    В таких случаях необходимо составить письмо о предоставлении информации, на которое адресат по закону обязан предоставить официальный ответ в установленные сроки.

    Письмо о предоставлении информации или письмо-запрос — распространенный вид деловой переписки, содержащие соответствующую просьбу, а в некоторых случаях, указание.

    С просьбой о предоставлении недостающих сведений компания может обратиться к деловым партнерам, контрагентам, сторонним предприятиям.

    Часто адресатом запроса являются государственные органы и профильные структуры.

    Указание о направлении в его адрес запрашиваемых данных может быть дано в случае обращения головного предприятия в нижестоящую организации, дочернюю фирму, обособленное подразделение.

    И письмо-запрос, и письмо-ответ являются документами, обладающими юридической значимостью.

    Для того, чтобы это условие было соблюдено, такие письма составляются и оформляются в строгом соответствии с действующими государственными регламентами.

    Регламентами устанавливаются не только требования к оформлению и наличию обязательных реквизитов, но и к текстовому содержанию письма о предоставлении информации.

    Какую информацию можно предоставить по запросу

    Конечно, информация ограниченного доступа, содержащая государственную, коммерческую или служебную тайну не будет предоставлена третьим лицам, не имеющим прав на такие сведения. Не подлежит распространению личная информация, персональные данные. Компания может направить письмо о предоставлении информации в государственные органы и получить, например:

    • сведения из Единого Государственного Реестра Юридических Лиц (ЕГРБЛ);
    • информацию о дисквалифицированных по решению суда лицах;
    • сведения о владельцах объектов недвижимости, в том числе земельных участках и строениях;
    • сведения из информационной системы обеспечения градостроительной деятельности и пр.

    В случае общения с партнерами , контрагентами и иными коммерческими структурами, компания может запросить и получить информацию:

    • об ассортименте и стоимости выпускаемых или поставляемых продукции и услуг;
    • о технических характеристиках продукции, ее наличии;
    • способах и сроках доставки товаров и продукции.

    Кроме того, письмо о предоставлении информации может содержать просьбу о направлении в адрес предприятия каких-либо документов или их заверенных копий, а также, например, образцов продукции.

    Структура письма о предоставлении информации

    Унифицированный образец письма-запроса о предоставлении информации не утвержден, поскольку каждая конкретная ситуация уникальна.

    Его общий вид должен соответствовать тому, в котором обычно оформляется деловая переписка.

    Естественно, раз это официальный запрос, такое письмо должно содержать все необходимые для этого типа документов реквизиты, полный перечень которых приведен в ГОСТ Р 7.0.97-2016.

    Узнайте все нюансы стандарта ГОСТ-2016

    Структура письма о предоставлении информации состоит из нескольких смысловых блоков:

    1. Заголовок письма, в кратком виде отражающий суть вопроса: «О предоставлении информации по договору…», «О предоставлении информации из ЕГРЮЛ», «По вопросу предоставления аналитической информации»;

    2. Обращение, оно необходимо, если письмо направляется в адрес партнеров, другой стороны договора, контрагентам;

    3. Вводная часть, содержащая пояснение, по какой причине компании требуется предоставить запрашиваемые сведения;

    4. Перечень документов или сведений, которые необходимо предоставить;

    5. Выражение благодарности за предоставление информации и надежды на дальнейшее плодотворное и взаимовыгодное сотрудничество;

    6. Подпись ответственного лица — руководителя компании, с расшифровкой.

    В некоторых случаях, например при обращении в государственные органы, из образца письма запроса о предоставлении информации можно исключить пункты 2 и 5 – обращение и выражение благодарности.

    Образец письма-запроса в поликлинику о подлинности листка нетрудоспособности

    Скачать образец

    Как оформить письмо о предоставлении информации

    Оформление такого письма, как и оформление всех документов, составляющих деловую переписку компании, производится по однотипному образцу, установленному ГОСТ Р 7.0.97-2016.

    . Согласно этому регламенту, письмо о предоставлении информации должно содержать следующие основные реквизиты:

    • полное и краткое название компании в соответствии с тем, которое упоминается в уставных документах;
    • коды и регистрационные номера компании по ОКПО, ОГРН, КПП, ее идентификационный номер налогоплательщика (ИНН);
    • справочная информация о предприятии: ее почтовый и электронный адрес, банковские реквизиты, номера контактных телефонов;
    • дата и место составления письма-запроса;
    • исходящий регистрационный номер, присваиваемый в соответствии с действующей в компании номенклатурой дел;
    • информация об адресате: наименование предприятия, должность, фамилия и инициалы руководителя, почтовый адрес с указанием почтового индекса;
    • краткий заголовок письма-запроса;
    • текстовое содержание;
    • подпись руководителя предприятия и ее расшифровка;
    • информация о исполнителе документа с указанием его контактного телефона;
    • отметка о том, что письмо исполнено, ответ на него получен и оно может быть подшито в дело;
    • идентификатор электронного варианта документа, место его хранения.

    Как правило, для составления писем-запросов используются официальные бланки предприятий. Некоторые из обязательных реквизитов на таких бланках уже отпечатаны типографским способом и их заполнение не требуется.

    Но, кроме обязательных реквизитов, при написании официального запроса о предоставлении информации, образец должен быть оформлен по установленным правилам. Так размер верхнего и нижнего поля должен быть равен не менее 20 мм, правого поля — не менее 10 мм, а левого — не менее 30 мм.

    Стоит отдельно остановится на стилистике написания письма о предоставлении информации.

    Кроме общих требований к использованию общепринятых «канцелярских» оборотов и штампов, сухому, лаконичному и последовательному изложению сути проблемы, письма-запроса предъявляются особые требования. Они, в основном, касаются обоснования необходимости предоставления запрашиваемых сведений.

    Наличие ссылок на организационно-правовые документы, договоры, правовые акты и нормы закона в обосновании – необходимое условие при составлении официального запроса о предоставлении информации.

    Образец такого письма-запроса компания может разработать самостоятельно, особенно, если подобные письма составляют значительную часть той деловой переписки, которая ведется на предприятии.

    Но, кроме ссылок, обоснование должно содержать логичное объяснение необходимости запроса сведений, то есть, хорошим тоном будет еще и указать цель, с которой информация запрашивается.

    Обычный срок исполнения писем, в том числе, писем о предоставлении информации, составляет один месяц. Если запрашиваемые сведения необходимы срочно, не будет нарушением высказать просьбу о предоставлении ответа, по возможности, в самые краткие сроки. В некоторых случаях можно написать, например: «Настоятельно просим Вас дат ответ в течение пяти дней».

    При составлении таких писем следует с уважением относиться к рабочему времени адресата и излагать запрос кратко и четко. Вы можете использовать образец письма-запроса. Но использование образца информационного письма о предоставлении информации не исключает необходимости вежливого обращения. Не забывайте использовать приветствие и стандартную фразу «С уважением» в конце своего сообщения. 

    Образец письма запроса о предоставлении информации

    Скачать образец

    Итог:

    Письмо о предоставлении информации содержит соответствующую просьбу, а в некоторых случаях, указание.

    С просьбой о предоставлении недостающих сведений компания может обратиться к деловым партнерам, контрагентам, сторонним предприятиям.

    Часто адресатом запроса являются государственные органы и профильные структуры.

    Чтобы написать письмо правильно, придерживайтесь установленной структуры и правил ГОСТ-2016.

    Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210884-qqq-17-m4-pismo-o-predostavlenii-informatsii

    Вопрос по праву
    Добавить комментарий